POLYPOINT
Insights.

Das Universitäts-Kinderspital beider Basel (UKBB) steht für eine Kindermedizin, die medizinische Qualität und menschliche Nähe verbindet. Damit dieser Anspruch auch in unterstützenden Prozessen spürbar bleibt, stellt das UKBB seine Personaleinsatzplanung grundlegend neu auf. Im Fokus stehen nicht nur klarere Strukturen und einfachere Prozesse, sondern auch die Basis für partizipative Prozesse mit myPOLYPOINT und die nächsten Schritte hin zur automatisierten Dienstplanung mit smartPEP. Bewährt – aber historisch gewachsen. Seit über 15 Jahren arbeitet das UKBB mit der POLYPOINT Personaleinsatzplanung (PEP). In dieser Zeit hat sich nicht nur die Software weiterentwickelt, sondern auch die Gesundheitsorganisation selbst. Neue Versionen, interne Veränderungen und zusätzliche Anforderungen führten dazu, dass die Planungsumgebung über die Jahre immer komplexer wurde. Anthony Dyson, Projektleiter PEP26 am UKBB, beschreibt die Ausgangslage wie folgt: «Wir hatten mehrere Tausend Ikonen, komplett inaktive Hierarchiebäume und etliche Konfigurationen, von denen keiner mehr etwas wusste. Die Übersichtlichkeit litt, ebenso die Bedienbarkeit – und damit auch die Grundlage für eine nachhaltige Weiterentwicklung. Darum wollten wir wieder eine saubere Basis schaffen.» Gleichzeitig wuchs der Anspruch, digitale Möglichkeiten gezielt zu nutzen. Getreu dem Motto «kompetent und menschlich» sollte ein standardisiertes Fundament entstehen, das die Partizipation der Mitarbeitenden stärkt und sie trotz zunehmender Komplexität im Planungsalltag entlastet. Der Entscheid: Ein bewusster Neustart. Vor diesem Hintergrund entschied sich das UKBB bewusst gegen ein Weiterführen der bestehenden und sehr heterogenen Strukturen und für einen vollständigen Neuaufbau. Ziel war es, einen sauberen, nachhaltigen Lösungsstand zu schaffen – mit klareren Strukturen, besserer Übersichtlichkeit und einer vereinfachten Bedienung. Besonders im Hinblick auf Funktionen in myPOLYPOINT sowie in der automatisierten Dienstplanung mit smartPEP sollte eine stationsübergreifende Standardisierung erreicht werden. Das Vorgehen: analysieren, pilotieren, neu aufbauen. Das Projekt startete im Frühjahr 2025 und wurde bewusst in mehreren Phasen umgesetzt. Im bestehenden Umfeld wurden Strukturen analysiert und für den Neuaufbau vorbereitet. Parallel dazu führte das UKBB das Identity Management (IDM) ein und pilotierte die neue myPOLYPOINT App auf einer Station. So konnten früh Erfahrungen gesammelt und wichtige Grundlagen für die nächsten Schritte geschaffen werden. Im Herbst wurde die neue PEP-Instanz aufgebaut und entlang der definierten Standards konfiguriert. Bereits ab Mitte Oktober konnten die Planungsverantwortlichen in der neuen Lösung die ersten Dienstpläne für das Jahr 2026 erstellen, während die Mitarbeitenden vorerst noch im bisherigen PEP arbeiteten. Dieses parallele Vorgehen erwies sich als grosser Vorteil. Typische Unstimmigkeiten, wie sie bei einem Neuaufbau zu erwarten sind, konnten früh erkannt und korrigiert werden – noch bevor das neue PEP flächendeckend produktiv genutzt wurde. Ein Go-live, der im Alltag kaum spürbar war. Die eigentliche Umstellung auf das neue PEP per 1. Januar 2026 war weit weniger spektakulär, als ein Projekt dieser Grössenordnung es vermuten lässt. Für viele Mitarbeitende bedeutete sie vor allem einen neuen Shortcut auf dem Rechner, während im Hintergrund technische Umstellungen vorgenommen und die Stempeluhren umgehängt wurden. Anthony Dyson fasst diese Phase treffend zusammen: «Die Umstellung war am 1. Januar fast gänzlich organisatorisch – es war mehr oder weniger lediglich eine Schalterumlegung.» Dass sich die Benutzeroberfläche des neuen PEP kaum von der bisherigen unterschied, half zusätzlich. Die Umstellung war im Alltag kaum spürbar. Einzelne technische Herausforderungen mit den Stempeluhren traten zwar auf, konnten jedoch rasch identifiziert und gelöst werden. Erste Effekte – und eine tragfähige Grundlage. Heute verfügt das UKBB über eine deutlich strukturiertere und standardisiertere Planungsbasis. Einzelne Stationen haben bereits zurückgemeldet, dass beispielsweise das neue Ikonenkonzept übersichtlicher und einfacher wirkt. Gleichzeitig ist klar, dass ein grosser Teil des Nutzens erst mit den nächsten Projektphasen sichtbar werden wird. Der Neuaufbau war damit nicht das Ziel, sondern die tragfähige Grundlage für die weitere Entwicklung des Projekts. Partizipation als nächster Schritt. Im Zentrum der nächsten Phase stehen die partizipativen Prozesse. Das UKBB möchte mitarbeitendenzentrierte Funktionen dort einführen, wo sie organisatorisch sinnvoll und im Alltag tragfähig sind. Der Einstieg erfolgt über Dienstwünsche, später sollen weitere Self-Services folgen, etwa Diensttausch oder zusätzliche Formen der Mitarbeitendenbeteiligung. Dyson formuliert das Zielbild so: «Unser Ziel ist eine möglichst umfassende partizipative Planung, überall wo es organisatorisch passt.»

Der Druck steigt: Hoher Koordinationsaufwand trifft auf knappe Ressourcen. Jährlich verlassen rund 7 Prozent der Pflegenden den Beruf – oft auch, weil flexible Arbeitsmodelle fehlen oder schwer zugänglich sind. Viele Organisationen arbeiten deshalb mit internen Personalpools oder externen Lösungen für Temporäreinsätze. Doch diese sind oft nicht durchgängig in der Dienstplanung abgebildet: Wesentliche Schritte wie Anfragen, Rückmeldungen oder der Abgleich von Verfügbarkeiten laufen vielerorts ausserhalb der Lösung, verursachen Medienbrüche und erhöhen den administrativen Aufwand. Was fehlt, ist die durchgängige Abbildung der Prozesse von Personalpool- und Temporäreinsatzplanung – End-to-End. «Flexibilisieren und Vernetzen heissen die Trumpfkarten, die auszuspielen sind.» Peter Gmeiner, Lead Portfoliomanagement, POLYPOINT Temporärarbeit und Poolmodelle: Planung ohne Umwege. So wird die gemeinsame Lösung von den beiden Partnern konkret umgesetzt: careanesth bringt die externe Temporärabdeckung über die Plattform ein, POLYPOINT bildet die Poolplanung direkt im PEP ab. Interner Personalpool im PEP: Planungsverantwortliche finden, buchen und planen verfügbare Mitarbeitende direkt im Planungsboard (Planblatt), stellen Anfragen und erhalten automatisierte Push-Bestätigungen. Eine Heatmap unterstützt die transparente Sicht auf Verfügbarkeiten. Pool-Metriken (inkl. CSV-Export) liefern Kennzahlen für Auswertung und Steuerung. Externe Ressourcen nahtlos einbinden: Die careanesth-Plattform ermöglicht den Zugriff auf qualifizierte Pflegefachpersonen zur Besetzung einzelner Schichten bis hin zu mehrmonatigen Einsätzen. Definierte Kompetenzen und Buchungsmechanismen sorgen dafür, dass Personalressourcen gezielt vermittelt werden. Selbstbestimmung und Flexibilität für Fachkräfte: Pflegefachpersonen definieren ihre Verfügbarkeiten selbst. Flexible Arbeitsmodelle wie Poolzugehörigkeit oder Springerfunktion – auch ergänzend zur bestehenden Festanstellung – werden einheitlich beschrieben und im Kapazitätsmanagement der Planungslösung nutzbar gemacht. End-to-End statt Insellösungen: Vernetzung setzt voraus, dass Abläufe vollständig digital abgebildet sind. POLYPOINT verbindet dezentrale und zentrale Prozesse und öffnet die Planung für interne und externe Personalpools. «Mit zeitgemässen zusätzlichen Arbeitsmodellen können wir dazu beitragen, die Zahl der jährlichen Berufsaussteiger zu senken.» Alain Meyer, Delegierter des Verwaltungsrats, careanesth

In vielen Gesundheitsorganisationen läuft Kommunikation heute mobil, schnell und kanalübergreifend. Rückfragen, Absprachen und kurze Entscheidungswege finden bereits in Plattformen wie Microsoft Teams oder Beekeeper statt. Genau hier entscheidet sich, ob digitale Planung als Entlastung erlebt wird – oder als zusätzlicher Umweg. Denn der eigentliche Bruch entsteht nicht dort, wo Informationen fehlen, sondern dort, wo Mitarbeitende für jeden planungsrelevanten Schritt die Umgebung wechseln müssen. Wer für Dienstwünsche, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung oder Rückmeldungen aus dem Kommunikationsfluss herausgerissen wird, erlebt Digitalisierung oft nicht als Vereinfachung, sondern als zusätzlichen Prozess. Die Integration von myPOLYPOINT setzt genau an diesem Punkt an. Planungsrelevante Funktionen werden dorthin gebracht, wo Zusammenarbeit bereits stattfindet. Das verkürzt Wege, reduziert Medienbrüche und macht Rückmeldungen schneller, verbindlicher und alltagstauglicher – für Mitarbeitende ebenso wie für Planungsverantwortliche. «Wir haben die Lösung in Teams integriert, weil Pflegeteams im Alltag stark mit Teams arbeiten. So haben Mitarbeitende eine App als zentralen Einstiegspunkt.» Michael Döring, CNO/Leitung Pflege und Soziales, LUKS Gruppe Der Mehrwert liegt deshalb nicht nur in der mobilen Nutzung, sondern im Arbeitsfluss selbst. Wenn Kommunikation und Planung näher zusammenrücken, entsteht eine verlässlichere Verbindung zwischen Wunsch, Rückmeldung und Entscheidung. Mitarbeitende bleiben in ihrer gewohnten Umgebung. Planende erhalten Informationen direkter. Organisationen schaffen eine digitale Arbeitsumgebung, die verbindet.

Wenn Gesundheitsorganisationen ihre HR-Prozesse smart gestalten und Personalplanung wirklich steuerbar machen wollen, braucht es zweierlei: tiefes Verständnis für die Abläufe im Alltag – und umfassendes Know-how über die Möglichkeiten moderner Lösungen. Genau hier setzt die Partnerschaft zwischen POLYPOINT und HRM Systems an – zwei Expertisen, ein gemeinsames Ziel: HR-Teams nachhaltig zu entlasten und die Personalplanung im Gesundheitswesen weiterzubringen. Ausgangslage: Komplexe HR-Prozesse verlangen nach vereinter Expertise Viele Gesundheitsorganisationen stehen vor derselben Herausforderung: HR-Prozesse sollen effizient laufen, die Planung soll entlasten – doch Kapazitäten und Detailwissen über entsprechende Lösungen sind begrenzt. HRM Systems übernimmt hier eine entscheidende Rolle. Das Team unterstützt Kunden nicht nur beratend, sondern ist – je nach Projekt – auch operativ kundenseitig tätig. Dieses konkrete Mitwirken schafft eine tiefe Kenntnis der Bedürfnisse, Herausforderungen und Wünsche der jeweiligen Organisation und ermöglicht es, HR-Prozesse sauber in den POLYPOINT Lösungen abzubilden. POLYPOINT wiederum schafft mit seinen Lösungen die Grundlage dafür, dass Gesundheitsorganisationen den Personaleinsatz professionalisieren, automatisieren und stärker auf die Bedürfnisse von Mitarbeitenden ausrichten können. Dies sorgt für spürbar weniger Aufwand, mehr Stabilität und Zufriedenheit im Betrieb. Die Lösung: Zwei Partner, die Kundenprozesse wirklich verstehen. HRM Systems und POLYPOINT ergänzen sich ideal: HRM Systems bringt das Wissen aus dem operativen Alltag ein – nah an den Teams, oft direkt in internen HR-Rollen. POLYPOINT bringt die Lösungskompetenz ein – welche Standards sinnvoll sind, wie sie wirken und wie sie optimal eingeführt werden. So entsteht ein Vorgehen, das weit über die klassische Implementierung hinausgeht: Strategische Anforderungen und tägliche Realität werden zusammengebracht. Die Partner können dadurch gezielt beraten, projektieren und realisieren. Dabei bleibt es nicht beim Abgleich von Wunsch und Lösung: Gemeinsam setzen sie die Themen standardnah um – über Konfiguration und Best Practices, bis sie in Gesundheitsorganisationen stabil funktionieren. «Im Zusammenspiel mit HRM Systems übersetzen wir Prozessrealität in Daten, Regeln und Konfiguration – so wird Planung automatisierbar und nachvollziehbar.» Carlo Feretti, Tribe Leader Business Services, POLYPOINT. Zusammen werden also nicht nur Anforderungen und Lösungsmöglichkeiten abgeglichen, sondern in ein praxistaugliches Konzept und eine tragfähige Konfiguration übersetzt.

MEDIENMITTEILUNG POLYPOINT gewinnt mit Main Capital Partners einen starken Partner – strategische Weiterentwicklung mit Fokus auf SaaS, Lösungsinnovation und Kundenservice. Bern-Gümligen, 4. Dezember 2025 – POLYPOINT AG, etablierte Anbieterin von Softwarelösungen für Workforce Management und Ressourcenplanung in Gesundheitsorganisationen, gewinnt mit Main Capital Partners einen neuen Mehrheitsinvestor. Durch die Beteiligung von Main Capital Partners werden die cloudbasierten, intelligenten Lösungen sowie die Servicequalität über das gesamte Lösungsportfolio hinweg gezielt weiter ausgebaut. POLYPOINT unterstützt heute mehr als 1000 Kunden bei der effizienten und partizipativen Planung von Personal und Ressourcen – von Akutspitälern über Reha- und Psychiatriekliniken bis hin zu Einrichtungen der Langzeitpflege. In der Schweiz und in Deutschland vertrauen unter anderem führende Universitätskliniken und Spitalgruppen auf die Lösungen von POLYPOINT. Was bedeutet das für Kundinnen und Kunden? Für bestehende Kundinnen und Kunden bleibt die Zusammenarbeit mit POLYPOINT im Tagesgeschäft unverändert: Lösungen, Verträge und Ansprechpersonen bleiben bestehen, laufende Projekte werden wie geplant weitergeführt. Gleichzeitig richtet POLYPOINT den Blick noch stärker nach vorne, um Gesundheitsorganisationen in den kommenden Jahren zusätzlich zu entlasten. Mit Main Capital Partners als Mehrheitsinvestor beschleunigt POLYPOINT die SaaS-Transformation und erhöht das Innovationstempo über alle Lösungen hinweg. Geplant sind unter anderem der weitere Ausbau KI-gestützter Funktionen – etwa für automatisierte Dienstplanung und smarte Entscheidungsunterstützung – sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Lösungen zur Entlastung von Pflegefachpersonen, medizinischen Teams und administrativen Bereichen. «Die Partnerschaft mit Main Capital Partners beschleunigt unsere SaaS-Transformation und stärkt unsere Innovationspipeline», sagt Iris Kornacker, CEO von POLYPOINT. «Damit erhöhen wir die Qualität und die Skalierbarkeit unserer Lösungen und bieten unseren Kunden und Kundinnen ein noch leistungsfähigeres Serviceangebot.» Stimmen aus dem bisherigen und dem neuen Verwaltungsrat Für den bisherigen Verwaltungsratspräsidenten und Unternehmer Jürg Schwarzenbach ist die Weichenstellung ein logischer Schritt: «Main Capital Partners ist dank seiner langjährigen Erfahrung im Softwaregeschäft der ideale Partner, um die etablierten und smarten Lösungen von POLYPOINT gezielt weiter auszubauen. Ich bin überzeugt, dass diese Partnerschaft das Unternehmen strategisch stärkt und die nächste Entwicklungsphase massgeblich voranbringen wird.» Dorian Berndt, neuer Verwaltungsratspräsident der POLYPOINT, ergänzt: «Wir freuen uns sehr darauf, POLYPOINT auf dem weiteren Weg zu einer führenden SaaS-Anbieterin im Gesundheitswesen zu begleiten. Das Unternehmen verfügt über eine starke Marktposition, langjährige Kundenbeziehungen und ein klares Innovationspotenzial über Spitäler, Rehabilitations- und Psychiatriekliniken sowie Langzeitpflegeeinrichtungen hinweg. Gemeinsam möchten wir die technologische Weiterentwicklung beschleunigen und die POLYPOINT in ihren Kernmärkten nachhaltig stärken.» Commitment zum Gesundheitswesen Mit der neuen Partnerschaft unterstreicht die POLYPOINT einmal mehr ihr langfristiges Engagement für das Gesundheitswesen – von der Akutversorgung über Rehabilitation und Psychiatrie bis zur Langzeitpflege. Ziel bleibt es, smarte Softwarelösungen bereitzustellen, die Menschen im Gesundheitswesen entlasten, Prozesse vereinfachen und die Versorgungsqualität verbessern. Über Main Capital Partners Main Capital Partners ist ein führender Software-Investor, der Private-Equity-Fonds mit einem verwalteten Vermögen von rund 6,5 Milliarden Euro in den Benelux-Ländern, der DACH-Region, in Frankreich, Skandinavien und den Vereinigten Staaten verwaltet. Main verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Stärkung von Softwareunternehmen und arbeitet als strategischer Partner eng mit den Managementteams seines Portfolios zusammen, um profitables Wachstum und grössere, herausragende Softwaregruppen zu erzielen. Main beschäftigt 90 Mitarbeitende in seinen Niederlassungen in Den Haag, Düsseldorf, Stockholm, Antwerpen, Paris und einer verbundenen Niederlassung in Boston. Main unterhält ein aktives Portfolio von über 50 Softwareunternehmen. Das zugrunde liegende Portfolio beschäftigt über 12’000 Mitarbeiter. Mehr Informationen zu Main Capital Partners: main.nl Über POLYPOINT Die 1986 gegründete POLYPOINT AG mit Hauptsitz in Bern-Gümligen ist eine führende Anbieterin von Softwarelösungen für smartes Workforce Management und Ressourcenplanung im Gesundheitswesen. Die Lösungen unterstützen Akutspitäler, Rehabilitationskliniken, Psychiatrien und Langzeitpflegeeinrichtungen bei der effizienten Planung und Steuerung von Personal und Ressourcen. Mit rund 100 Mitarbeitenden betreut POLYPOINT über 1000 Institutionen in der Schweiz, in Deutschland, Liechtenstein, Luxemburg und Belgien. Mehr Informationen zu POLYPOINT: polypoint.ch

About People. About Us. Gemeinsam die Zukunft gestalten. Mit Menschen und menschenzentrierten Lösungen. Mitarbeiterzentrierte Lösungen? Das hört sich doch gut an, oder? Aber: Was heisst das? Und was bringt es? Bei mitarbeiterzentrierten Softwarelösungen im Personaleinsatz geht es uns verstärkt darum, technologische Entwicklungen konsequent auf die Bedürfnisse und Werte von Mitarbeitenden auszurichten. Denn die Software von POLYPOINT soll nicht nur funktional und effizient sein, sondern sie soll auch Prozesse unterstützen, die sozial gerecht und inklusiv wirken. Wir denken, dies wird gerade hinsichtlich des Einsatzes neuer Technologien immer zentraler. Obwohl neue Technologien wie KI extreme mathematische Leistungen vollbringen können – wie die vielseitigen Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen, im Betrieb oder auch in persönlicher Hinsicht zusammenzuführen und bestmögliche Pläne zu berechnen –, braucht es für den Schritt in die Zukunft die Förderung eines partizipativen Mindsets und eine gesunde Kultur der Zusammenarbeit. Immer mehr werden Strukturen und Prozesse auf den Prüfstand gestellt, wenn wir uns gemeinsam mit Gesundheitseinrichtungen zu smartem Workforce Management austauschen. Denn gerade hinsichtlich des Fachkräftemangels, New Work oder auch des Sinnbilds kommender Generationen will die Akzeptanz von Mitarbeitenden gesteigert und damit die Wettbewerbsfähigkeit der Organisationen langfristig gesichert werden. Mit mitarbeiterzentrierten Lösungen geht also die Reise immer weiter weg von reinen IT-Projekten hin zu Organisationsprojekten. Dabei braucht es Menschen, die beispielsweise das Verständnis für Partizipation fast schon in ihrer DNA verankert haben. Wie unser neuester Beratungszuwachs: Marcel Hentz, der vom Universitätsspital Basel kommt und dort langjährig als Stationsleiter und im Projektmanagement tätig war, hat zuletzt unter anderem das Pool-Management in seiner Abteilung «Kapazitätenmanagement» geleitet. Er bringt entsprechend vielfältige und wertvolle Erfahrung in die Gestaltung moderner und flexibler Arbeitsmodelle und bedarfsgerechter Personalplanung ein. «Meine Erfahrungen aufseiten der Gesundheitseinrichtung helfen uns, Lösungen voranzutreiben, die nicht nur technologisch funktionieren, sondern auch im Klinikalltag Akzeptanz finden», so Marcel. Samuel Kolb, Experte für datenbasierte und intelligente Dienstplanung, unterstützt indes bei der Optimierung von Planungsprozessen. Mit seinem fundierten Wissen in den Bereichen Data Science und Operations Research, unter anderem erworben im Innosuisse-Projekt zur automatisierten und partizipativen Dienstplanung als Vertreter der FH OST, bringt er die Entwicklung hin zu partizipativen Planungsansätzen wie smartPEP entscheidend voran. Regula Schaller verfügt über zehn Jahre Erfahrung im Projektmanagement für menschenzentrierte Lösungen und hat sich bereits einen umfassenden Überblick über die Herausforderungen der Gesundheitsbranche verschafft. «Erfolgreiche Projekte beginnen bei den Menschen. Ich freue mich darauf, Organisationen durch praxisnahe Schulungen und Beratungen auf ihrem Weg zu unterstützen», so Regula. Wir sind stolz darauf, immer mehr Menschen bei uns im Team willkommen zu heissen. Und danken allen dafür, dass dank ihrer Unterstützung unsere Softwarelösungen eine Verbesserung der Lebensqualität für Mitarbeitende wie auch für Patienten und Patientinnen in Gesundheitseinrichtungen vorantreiben. So wächst unser Team fortwährend und nimmt auch über Unternehmensgrenzen hinweg zu. Denn wir sind überzeugt, dass die Einbindung ihrer Mitarbeitenden in Planungsprozessen den entscheidenden Unterschied macht. Wir freuen uns, zukünftige Wege gemeinsam zu gehen. Um Gesundheitseinrichtungen nachhaltig zu sichern und weiterzubringen.

CEO INSIGHTS Im Gesundheitswesen geht es um Menschen. Und um Teamarbeit. Vor einem Jahr habe ich an dieser Stelle von einem Lieferanten ausserhalb des Healthcare Sektors erzählt, bei dem alle Mitarbeitenden zeitgleich eine Woche Sommerurlaub machen. Um abzuschalten, auszuruhen und neue Energie zu tanken. Das scheint sich bewährt zu haben – auch dieses Jahr gibt’s bei diesem Lieferanten wieder eine «Ruhe-Woche». Nicht alle wirksamen Massnahmen lassen sich im Gesundheitswesen anwenden. Dennoch wird viel unternommen, um die Mitarbeitendenzufriedenheit zu steigern und die Unternehmenskultur zu verbessern – in Zeiten von Fachkräftemangel und Kostendruck von grosser Bedeutung. Eine Evolution der Human-Resources-Abteilungen, auch als «Human Companionship» bezeichnet, zeichnet sich auch in Gesundheitseinrichtungen ab. HR wird zunehmend als strategischer und proaktiver Partner im Unternehmen positioniert, um sicherzustellen, dass der Mensch im Mittelpunkt steht und die Organisation wettbewerbsfähig bleibt. Eindrückliche Ansätze wurden beim Health MeetUp von Beekeeper und HR Campus präsentiert. Vertreter aus dem Akut- und Langzeitsegment kamen am 13. Juni in Zürich zusammen, um ihre Erfahrungen und Best Practices zu Themen wie Partizipation, neue Arbeitsmodelle und Kulturwandel auszutauschen. Partizipation ist nicht zuletzt aufgrund des positiven Effekts auf die Mitarbeitendenzufriedenheit und auf die Bereitschaft zur Veränderung (Change) in aller Munde. In Umfragen, in denen es darum geht, was man sich vom Arbeitgeber wünscht, ist die Mitbestimmung regelmässig eines der High-Score-Themen. Übrigens: Neben etlichen aktuellen Studien verdeutlichten dies schon frühe Darstellungen. Wie die Studie von Coch und French aus dem Jahr 1948, die aufzeigt, wie sich die «Resistance to Change» dank Mitarbeiterpartizipation aufbrechen lässt. Abbildung: Studie zur Mitarbeiterparizitaption (Coch/French 1948) Es liegt uns viel daran, den wachsenden Bedarf an Technologie und Menschlichkeit so zusammenzubringen, dass eine wertvolle und nachhaltige Beziehung entsteht. Dabei geht es uns nicht nur darum, Arbeitsabläufe zu optimieren, sondern sie so zu gestalten, dass gemeinsame Ziele erreichbar werden. Und zwar nachhaltig. Dass wir einen Beitrag in die richtige Richtung leisten können, stimmt mich froh: Mit unseren Lösungen gestalten wir den Planungsprozess effizient, effektiv sowie automatisiert und lassen gleichzeitig die Mitarbeitenden aktiv an der Planung partizipieren, indem ihre Planungspräferenzen transparent berücksichtigt werden. Interne Partizipation leben wir auch bei POLYPOINT. Beispielsweise bei der Renovierung unserer Büroräume in Gümligen. Mit dem Approach auf das ganzheitliche Wohlbefinden am Arbeitsplatz waren unsere Mitarbeitenden beispielsweise aktiv beteiligt an der Gestaltung der neuen Arbeitswelten – z.B. brainstormte eine Gruppe die Aufteilung in unterschiedliche Arbeitszonen (Collaboration, Creation, Silent Zone), und in einer Abstimmung wurde über Wandfarben-Kombinationen und Pflanzenausstattung entschieden. Bild: „Aus alt wird neu“ – bei der Umgestaltung der Büroräumlichkeiten wurde auch die bestehende Möblierung wieder sinnvoll eingebunden. Kreative Partizipation bei Kunden. Partizipation durfte ich beispielsweise auch bei der Klinik Schönberg erleben. Dort werden Mitarbeitende aller Berufsgruppen aktiv in den Strategieprozess eingebunden – sie konnten z.B. ihre Perspektiven, Vorschläge und Bedürfnisse in einem zweitägigen Strategie-Workshop einbringen. Zudem hat die Klinik Schönberg aus diesem Prozess heraus ein neues Format implementiert: «Sag es Remo» heisst das Projekt, bei dem alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich unkompliziert mit dem Direktor der Klinik, Remo Briker, auszutauschen. Chapeau für dieses Vorgehen! «Haben Sie Lust, eine Pizza zu gewinnen oder spielerisch Informationen zu konsumieren?» Verschiedene Kunden motivieren ihre Mitarbeitenden oft via Kommunikations-Apps, sich zu informieren oder zu partizipieren, indem sie das Geben von Feedback zu bestimmten Themen incentivieren. Hierbei geht es nicht nur darum, die neuesten Technologietrends zu adaptieren. Vielmehr ist es wichtig, zu verstehen, wie Technologien das soziale Gefüge von Organisationen verändern und die Art und Weise von Arbeit möglichst positiv beeinflussen können. Kulturwandel und Partizipation. Auch wenn ich mit Kunden darüber spreche, wie sie die Veränderungen hin zur Partizipation und zu neuen Prozessen angehen wollen, kommt das Thema Kultur häufig zur Sprache: «Ein anderes Vorgehen passt nicht in unsere derzeitige Kultur» bzw. «Wir sind dabei, die Kultur zu verändern». Dabei wird deutlich: Kultur kann man nicht verordnen oder durchsetzen. Kultur muss von Mitarbeitenden gelebt und von Vorgesetzten vorgelebt werden – nur so wirkt sie auf die Organisation. Wie wichtig es ist, verschiedene Perspektiven einzubinden, um einen Change voranzubringen, zeigen auch unsere Kundenprojekte. Dabei zeichnet sich auch hier ab, dass der Dreiklang von Fachseite, HR und IT für eine erfolgreiche Umsetzung entscheidend ist. Im aufs Gesundheitswesen fokussierten IT-Sektor, in dem POLYPOINT angesiedelt ist, sind wir längst bei wenig hierarchischen Strukturen – ohne unzeitgemässe Privilegien – und bei der Du-Kultur angekommen. Dennoch bleibt Kultur ein Dauerbrennerthema, an dem auch wir als Organisation selbst täglich arbeiten. Viel Unterstützung erleben wir dabei von unserem HR-Team, welches erfreulichen Zuwachs bekommen hat. Lernen Sie unsere neue Chapter Leaderin People & Culture gleich hier etwas näher kennen. Bild: Aline Gutknecht, neue Chapter Leaderin People & Culture, links und unsere neue Key Account Managerin Donika Ajvazi rechts im Bild. Wertschätzung im Arbeitsalltag. Unternehmen sind also herausgefordert, Kulturen und Arbeitsumgebungen zu schaffen, in denen sich Mitarbeitende wertgeschätzt und beteiligt fühlen. Nicht zuletzt deshalb bleibt die Wertschätzung ein weiteres High-Score-Thema, das Mitarbeitende von ihren Arbeitgebern wünschen. Oft fängt das schon beim einfachen Danke-Sagen an. Wie ich gerade heute wieder von einem Kunden erfahren habe, kommt dies oft zu kurz. Im Gesundheitswesen geht es um Menschen – also um Sie! In diesem Sinne richte ich mein Dankeschön an die grossartigen Menschen in unserem Ökosystem. An unsere Kunden, Partner und Mitarbeitenden. Ich wünsche Ihnen einen schönen Sommer. Hoffentlich können Sie Energie tanken bzw. auch mal die Seele baumeln lassen. Vielleicht pflegen Sie ja mal ein wenig «Purposelessness». Und tun ganz einfach – gar nichts. Häbet Sorg! Dr. Iris Kornacker, CEO bei POLYPOINT

About People. About Us. Das POLYPOINT Sommerfest mit Aline Gutknecht. Am Freitag, 28. Juni, feierte POLYPOINT das jährliche Sommerfest im malerischen Zehendermätteli bei Bremgarten. Der Event, begleitet von schönem Wetter, bot eine perfekte Mischung aus Entspannung und Unterhaltung. Es war ein unvergesslicher Sommerabend. Wenn sich alle POLYPOINT Mitarbeitenden mitsamt ihren Familien treffen, dann ist Sommerfest. Ein Anlass, bei dem wir Partizipation in gemeinschaftlicher Atmosphäre ausserhalb des Unternehmens erleben. Beim Warm-up am Nachmittag konnten die Gäste zwischen Tennis, Bogenschiessen oder dem entspannten Beisammensein wählen, um das Miteinander zu stärken. Um 18 Uhr begann dann der Abend mit einem Apéro, gefolgt von einem reichhaltigen Buffet. Trotz einem kurzen Regenschauer blieb die Stimmung ungetrübt. Zum ersten Mal mit dabei am POLYPOINT Sommerfest war Aline Gutknecht. Aline ist bei POLYPOINT die neue Verantwortliche People & Culture – in der Funktion Chapter Leader People & Culture leitet sie unser HR. Nach dem Sommerfest wollten wir von ihr wissen, wie ihr dieser Einstieg gefallen hat. Und noch ein wenig mehr. Auf die erste Frage antwortet Aline: «Das Sommerfest war sehr schön! Es ist super, dass auch die Familien unserer Mitarbeitenden dabei sind. Es schafft eine wunderbare Atmosphäre. Besonders schön ist es, auch zukünftige Mitarbeitende hier begrüssen zu dürfen. Das zeigt, wie wichtig bei POLYPOINT die Wertschätzung und Integration neuer Teammitglieder ist. Solche Events passen perfekt zur Unternehmenskultur und machen einfach Spass. Man spürt richtig, wie das Team enger zusammenwächst.» Wie bist du zu deiner aktuellen POLYPOINT Funktion gekommen? Was hast du denn vorher gemacht? «Bevor ich zu POLYPOINT gekommen bin, war ich mehrere Jahre in der Tourismusbranche tätig. Dort habe ich umfassende Erfahrungen im HR-Bereich gesammelt. Den Schritt zu POLYPOINT habe ich schliesslich gemacht, weil mich die Möglichkeit gereizt hat, in einem innovativen Unternehmen zu arbeiten, das nicht nur technologische Lösungen entwickelt, sondern auch grossen Wert auf die Entwicklung seiner Mitarbeitenden legt.» Was motiviert dich in deiner aktuellen Aufgabe am stärksten? «Die richtigen Menschen für die verschiedenen Aufgaben bei POLYPOINT zu finden. Es ist unglaublich erfüllend, passende Persönlichkeiten zu entdecken, die dann nicht nur die nötigen fachlichen Qualifikationen mitbringen, sondern auch unsere Werte in Zukunft leben wollen und eine kundennahe Einstellung haben. Das Gefühl, damit zur Weiterentwicklung unseres Teams beizutragen und somit auch zum Erfolg unserer Projekte und Kundenlösungen, ist bereichernd.» Warum, denkst du, spielt gerade HR in den Lösungen von POLYPOINT eine so wichtige Rolle? «HR spielt bei den Lösungen von POLYPOINT eine zentrale Rolle, weil diese stark darauf ausgerichtet sind, die Arbeitsabläufe und das Wohlbefinden der Menschen in Organisationen zu verbessern. Wir verstehen, dass zufriedene, engagierte Mitarbeitende der Schlüssel zum Erfolg jedes Unternehmens sind. Durch unsere HR-Lösungen unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre Personalressourcen optimal zu nutzen und eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen. Diese Aspekte spiegeln sich wiederum auch in unserem Unternehmen und unserer internen Kultur wider – wir leben, was wir anbieten.» Das Sommerfest von POLYPOINT war somit nicht nur ein freudiges Ereignis, sondern auch ein Spiegelbild der Unternehmenswerte. Gemeinsam mit Aline Gutknecht an Bord werden wir auch in Zukunft darauf setzen, Menschen in den Mittelpunkt zu stellen. Aline Gutknecht Chapter Leader People & Culture aline.gutknecht@polypoint.ch Sie möchten mehr über uns und unsere Teams erfahren? Einfach hier klicken.

Events Kaum da – schon mittendrin: DMEA Insights von Daniel Hecht. Vor einem Monat hat Daniel Hecht seine Tätigkeit bei POLYPOINT aufgenommen. Nur wenige Tage später stand er an der DMEA bereits an vorderster Front. Wir wollten von ihm wissen, wie er diesen Kaltstart erlebt hat. Daniel, du hast am 1. April bei uns angefangen und warst direkt an unserem Stand auf der DMEA aktiv. Bevor wir über deine Eindrücke von der Messe sprechen, sag uns doch kurz, wer du bist. Ich bin Daniel Hecht, 37 Jahre alt und Chapter Leader Sales bei POLYPOINT in Deutschland. Mein beruflicher Werdegang umfasst über 15 Jahre im Gesundheits- und Sozialwesen, während denen ich Erfahrungen im Militär, in der Luftrettung und bei führenden HR-Softwareunternehmen sammeln konnte. Diese vielseitigen Erfahrungen haben mir ein tiefes Verständnis für die Branche und ihre Herausforderungen vermittelt. Das ermöglicht mir, die Bedürfnisse unserer Kunden genau zu verstehen und zu adressieren. Privat bin ich Vater von drei Kindern und ein begeisterter Fussballfan . Ich geniesse es besonders, sonntags mit meiner Familie italienische Gerichte zu kochen und reise sehr gerne mit unserem Wohnwagen durch Europa. Auf der DMEA 2024 warst du mittendrin im Geschehen. Welche Themen standen im Zentrum am POLYPOINT Stand? Das Gesundheitswesen steht aktuell vor grossen Herausforderungen und Veränderungen, die intelligente unterstützende Lösungen bei der Personaleinsatzplanung erfordern, um proaktiv agieren zu können. An unserem Messestand drehten sich die grossen Themen vor allem um Automatisierung, Flexibilisierung und Partizipation im Workforce Management. Dabei durften wir zahlreichen Besuchern zeigen, wie unsere Lösungen, insbesondere myPOLYPOINT und smartPEP, Planungsprozesse optimieren und wie damit auch auf kurzfristige Änderungen reagiert werden kann. Dies ist entscheidend, um den Arbeitsalltag im Gesundheitswesen effizienter und gerechter zu gestalten. Die Besuchenden konnten mit einer VR-Brille auch eine virtuelle Reise auf die etwas andere Art erleben und dabei erfahren, wie wir die aktuellen Herausforderungen dank smartem Workforce Management bereits heute mit unseren Kunden lösen. Das fand regen Anklang und sorgte auch für das eine oder andere Schmunzeln. Was nimmst du von der DMEA mit in deine Kunden- und Interessentengespräche? Die Messe und der intensive Austausch haben mir bestätigt, dass der Bedarf an intelligenten Lösungen im Gesundheitswesen weiterhin steigt und wie wichtig es ist, stets am Puls der Zeit zu bleiben. Die direkten Rückmeldungen und das Interesse an Lösungen, welche die Partizipation von Mitarbeitenden via App oder die Automatisierung einer Dienstplanung ermöglichen, waren für mich sehr wertvoll. Für mich steht fest, dass der Bedarf an intelligenten und flexiblen Softwarelösungen im Gesundheitswesen kontinuierlich wächst. Es war toll, den Teamspirit hautnah zu erleben und zu spüren, dass die Menschen bei POLYPOINT nicht nur reagieren, sondern die Arbeitsbedingungen und die Patientenversorgung aktiv und nachhaltig verbessern wollen. So erweitern wir mit POLYPOINT laufend unser Ökosystem, um die Weiterentwicklung voranzutreiben. Beispielsweise suchen wir gerade aktuell einen weiteren klinischen Innovationspartner in Deutschland, um gemeinsam neue Wege zu beschreiten. Sie möchten mehr darüber erfahren? Ich freue mich auf jeden Fall über Ihre Kontaktaufnahme, um zu besprechen, wie wir gemeinsam die Zukunft im Gesundheitswesen smarter gestalten können. Daniel Dominik Hecht Sales Manager, Chapter Leader DE +49 162 343 22 04 daniel.hecht@polypoint.de

In der Fachzeitschrift «Krankenpflege» veröffentlichte der Schweizer Berufsverband der Pflegefachfrauen und Pflegefachmänner SBK einen spannenden Beitrag zum Thema «Selbstgesteuerte und automatisierte Dienstplanung». Der Artikel basiert auf Interviews mit führenden Persönlichkeiten wie Michael Döring, CNO der LUKS Gruppe, Prof. Dr. Harold Tiemessen, Leiter Institut für Modellbildung und Simulation und Fachabteilungsleiter Wirtschaftsingenieurwesen a.i. der OST – Ostschweizer Fachhochschule, und – was uns natürlich besonders freut – mit Thomas Buerdel, Head of Innovation bei POLYPOINT. Herzstück des Artikels ist die Vorstellung von smartPEP, dem Decision Support System für eine automatisierte Dienstplanung. Dieses wurde im Rahmen eines von Innosuisse geförderten Projekts von POLYPOINT gemeinsam mit dem Forschungspartner Fachhochschule OST und den Anwendungspartnern Kantonsspital Aarau, Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe sowie den Psychiatrischen Diensten Aargau AG entwickelt. Das Luzerner Kantonsspital LUKS ist seit Kurzem der erste Umsetzungspartner. Gemeinsam vermittelten die interviewten Verantwortlichen aufschlussreiche und spannende Einblicke in smartPEP. Was kann smartPEP? smartPEP eröffnet Institutionen im Gesundheitswesen die Möglichkeit, ihre Dienstplanung effizient zu gestalten. Über die App myPOLYPOINT geben Mitarbeitende individuelle Dienst- und Freiwünsche sowie Arbeitszeitpräferenzen ein. Planende können Personalbedarf und Regeln festlegen. Diese Informationen bilden dann die Grundlage für automatisiert erstellte Dienstplanvorschläge, welche letztlich von den Planenden auf Qualität geprüft und freigegeben werden. Dieser Ansatz ermöglicht flexiblere Arbeitsmodelle, entlastet Stationsleitungen und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, was dem Pflegekräftemangel entgegenwirkt. Worin liegt die grösste Herausforderung? Eine tiefe Integration in die Zeitwirtschaft und die gleichzeitige Gewährleistung arbeitsgesetzlicher Rahmenbedingungen wird von allen Interviewten als grösste Herausforderung genannt. Die vielfältigen Regeln und Präferenzen der verschiedenen Institutionen so in smartPEP einzubinden, dass sie möglichst generisch anwendbar sind, erwies sich im Rahmen des Innosuisse-Projekts als äusserst anspruchsvoll. Denn die Unterschiede zwischen den verschiedenen Gesundheitseinrichtungen sind gross: Grösse des Unternehmens, Unternehmenskultur und spezifische Regeln unterscheiden sich von Institution zu Institution. Ein standardisierter Softwarelösungsansatz ist daher entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung. Warum LUKS smartPEP als erste Gesundheitsinstitution einsetzt. Michael Döring, CNO der LUKS Gruppe, nimmt dazu wie folgt Stellung: «Unsere Dienstplanung ist ein komplexer und zeitintensiver Prozess. Gleichzeitig müssen alle Dienste besetzt und die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Die KI-gestützte automatisierte Dienstplanung hilft uns dabei, den Planungsaufwand zu verringern und die Mitarbeiterzufriedenheit durch die Berücksichtigung ihrer Präferenzen zu steigern.» Die wichtigsten Voraussetzungen für den Einsatz von smartPEP. Damit der Einsatz von smartPEP möglich ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst muss eine Integration in die Cloud-Infrastruktur von POLYPOINT gewährleistet sein, was eine zuverlässige Verbindung der Kundenumgebung mit den Cloud-Services erfordert. Hierbei spielen Sicherheits- und Datenschutzüberlegungen eine wichtige Rolle. Nach der Einrichtung der Cloud-Konnektivität und der Implementierung der neuesten Software-Updates steht die Einführung einer mitarbeiterzentrierten Lösung im Fokus, wie z.B. myPOLYPOINT, MS Teams oder Beekeeper. Mit diesen können Mitarbeitende ihre individuellen Präferenzen direkt kommunizieren. Hier spielen nicht nur technische, sondern auch strategische Überlegungen eine wichtige Rolle. Die Akzeptanz der neuen Services seitens der Mitarbeitenden ist entscheidend. Ein weiterer Schritt umfasst die Erfassung aller relevanten Regeln und Vereinbarungen im System, einschliesslich existierender Personalbedarfe und neu zu definierender Parameter. Eine umfassende Integration ermöglicht eine präzise Abbildung der Anforderungen des Gesundheitsbetriebs und eine flexible, bedarfsgerechte Dienstplanung, die sowohl den Bedürfnissen der Mitarbeitenden als auch organisatorischen Anforderungen gerecht wird. Und was gilt es bei der Implementierung von smartPEP zu berücksichtigen? Für eine erfolgreiche Implementierung von smartPEP erachten die Interviewten verschiedene Faktoren für wichtig. Die Geschäftsleitung sollte darüber nachdenken, wie smartPEP für die Dienstplanung in ihrer Institution eingesetzt werden soll. Die Schlüssel zur erfolgreichen Implementierung liegen in der Akzeptanz seitens der involvierten Stationen und der Einbeziehung des gesamten Teams, einschliesslich Stationsleitung und Pflegekräfte. Sie alle sollten in ein Mindset von Partizipation miteinbezogen werden, damit der Change-Prozess erfolgreich ist. Darum bedarf es der Einführung und Begleitung der partizipativen und intelligenten Dienstplanung sowie einer klaren Kommunikation der Erwartungen an die Mitarbeitenden. Eine enge Zusammenarbeit zwischen HR-Abteilungen, Fachbereichen wie der Pflege und IT-Teams ist ebenfalls entscheidend. Das Fazit der Interviewten. Bei der Einführung der automatisierten Dienstplanung ist es entscheidend, die Mitarbeitenden aktiv in den Planungsprozess einzubeziehen. Dabei sollte der Nutzen des Empowerments durch die automatisierte Dienstplanung betont werden: Mitarbeitende können ihre Präferenzen, Dienstwünsche und deren Auswirkungen aktiv steuern und gesundheitsförderliche Massnahmen hinterlegen. Dies trägt massgeblich zur Qualität der Pläne und zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei und ermöglicht einen wichtigen Beitrag zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Über den SBK. Der Schweizer Berufsverband der Pflegefachfrauen und Pflegefachmänner SBK ist der Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen, die in den verschiedenen Arbeitsfeldern und Funktionen tätig sind. Der SBK vertritt gemeinsam mit seinen Mitgliedern ihre Interessen. Er nimmt auch die Interessen von den weiteren im Pflegeprozess involvierten Berufsgruppen wahr. Mit seinen über 25’000 Mitgliedern ist er einer der grössten Berufsverbände im Gesundheitswesen.

Die Zukunft der Dienstplanung im Langzeitpflegebetrieb: Oft sind es die grossen Spitäler oder medizinische Forschungseinrichtungen, die im Gesundheitswesen als Taktgeber agieren, wenn es um Innovationen geht. Dass es aber nicht immer nur Spitäler oder Kliniken sind, die Innovationen vorantreiben, bestätigt jetzt die Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe (LAK). Mit der Einführung von smartPEP und myPOLYPOINT als revolutionäre Lösungen für die Dienstplanung beweist sich die Institution als Vorreiterin im Langzeitpflegebereich. Im Interview erfahren Sie mehr über die Motivation der LAK, über die ersten Ergebnisse des Projekts und über die Zukunft der Dienstplanung im Gesundheitswesen. Kurt Salzgeber, bitte erklären Sie uns kurz, was myPOLYPOINT bzw. smartPEP ist und wie diese Lösungen zur Verbesserung des Arbeitsumfeldes bei der LAK beitragen. SmartPEP ist eine Softwarelösung, die den Dienstplanungsprozess automatisiert. Dabei wird die Partizipation der Mitarbeitenden mittels myPOLYPOINT, der mobilen App, ermöglicht. Durch die Einbindung der Mitarbeitenden möchten wir die Zufriedenheit und die Effizienz im Arbeitsumfeld steigern. Smart ist nicht nur die KI dahinter, welche auf Basis der vorhandenen Vorgaben und Fakten Dienstpläne automatisch erstellt, sondern auch das Vereinen der diversen Bedürfnisse von Mensch und Unternehmen. Was hat Sie zur Teilnahme am Innosuisse-Projekt veranlasst, welches in der Zwischenzeit erfolgreich abgeschlossen werden konnte? Unsere Motivation lag in der Erkenntnis, dass eine partizipative, automatische Dienstplanung in Gesundheitsbetrieben eine chancenreiche Unterstützung bieten kann. Und zwar rund um die Uhr. Im Rahmen von Mitarbeitendenbefragungen stellten wir fest, dass das Thema Ausfallsmanagement im Fokus stand. Gerade kurzfristig zu besetzende Wochenend-, Abend- oder Nachteinsätze bargen Potenzial für ausserordentlichen Planungsaufwand und rege Diskussionen bis hin zu Konflikten. Mit dem smarten Softwaretool hingegen werden Planungsverantwortliche deutlich entlastet, und zeitgleich sorgt eine reine datenbasierte Auswahl von Mitarbeitenden für Gerechtigkeit und somit mehr Zufriedenheit. Welches waren die wichtigsten Outcomes des Innosuisse-Projekts für die LAK? Ein zentraler Outcome war die Bestätigung, dass eine partizipative Dienstplanung effektiv zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit und der Produktivität beiträgt. Ausserdem haben wir wichtige Einblicke in das Optimierungspotenzial unserer Prozesse gewonnen. Die LAK hat den Roll-out beschlossen und der Kick-off fand statt. Wie treiben Sie nun das Projekt voran? Nach dem erfolgreichen Kick-off fokussieren wir uns auf den sukzessiven Roll-out von myPOLYPOINT und smartPEP. Im ersten Projektjahr wird die Implementierung an einem Standort stattfinden. Wir erwarten, dass der Roll-out bis Ende 2025 abgeschlossen sein wird, wobei wir besonderen Wert auf ein gründliches Onboarding und die kontinuierliche Einbindung aller Mitarbeitenden und Fachstellen legen. Welche Ziele verfolgt die LAK mit der Einführung von myPOLYPOINT und smartPEP? Unser Hauptziel ist die Erhöhung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch ihre Partizipation bei der eigenen Plangestaltung und transparenten Plangestaltung. Weitere Ziele sind die Konsolidierung unserer bestehenden Dienste für alle Standorte sowie eine Effizienzsteigerung bei der Planerstellung respektive den Umplanungen. Welche Vorteile bietet die aktive Einbindung von Mitarbeitenden in den Dienstplanungsprozess? Die Mitarbeitenden schätzen die Möglichkeit, ihre Präferenzen eigenverantwortlich via App einzubringen und Dienste im Äquivalenzprinzip mit Kolleginnen und Kollegen abzutauschen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Motivation führen wird. «Ein zentraler Outcome war die Bestätigung, dass partizipative Dienstplanung effektiv zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit und der Produktivität beiträgt.» Kurt Salzgeber Haben Sie einen Ratschlag für unsere Leserinnen und Leser, die überlegen, ähnliche Technologien einzuführen? Mein Rat ist, das Commitment auf der strategischen Ebene frühzeitig einzuholen, Ziele zu definieren und zu prüfen, was zu tun ist, damit die Partizipation von Mitarbeitenden aktiv angegangen werden kann. Besondere Beachtung gilt dabei auch der Untersuchung von transparenten Präferenzen und Vereinbarungen sowie deren Wirkung auf die Betriebskultur. Generell kann gesagt werden: Je besser die Lösung mit abgestimmten und sinnvollen Fakten bedient wird, desto grösser ist die Chance, die gesteckten Ziele in guter Qualität zu erreichen. Wie sehen Sie die Zukunft der Dienstplanung im Gesundheitswesen? Die Zukunft liegt in der Automatisierung und der Partizipation. Moderne Technologien ermöglichen eine flexiblere und effizientere Planung, zum Wohle der Mitarbeitenden und der Organisation. Was ist der nächste Schritt für die LAK in Bezug auf die Nutzung von smartPEP? Mit dem Kick-off hat das Roll-out begonnen. Derzeit prüfen wir am Pilotstandort im Rahmen von Workshops die konkrete Anwendung der Tools und bearbeiten die letzten offenen Fragestellungen mit den Spezialisten. Anschliessend planen wir, die Nutzung auszubauen und in die kontinuierliche Schulung unserer Teams zu investieren, um alle Vorteile der Technologie voll auszuschöpfen. Können Sie etwas über die Zusammenarbeit mit POLYPOINT sagen? Die Zusammenarbeit gestaltet sich sehr professionell und ist charakterisiert durch Fachkompetenz und Partnerschaftlichkeit. Kurt Salzgeber ist Leiter Fachbereich Pflege und Betreuung sowie stellvertretender Vorsitzender der Geschäftsleitung der Liechtensteinischen Alters- und Krankenhilfe (LAK). Seine Karriere begann mit einer Ausbildung zum Pflegefachmann HF, gefolgt von einem Nachdiplomstudium (NDS) in Führung und Organisation. Um seine Kompetenzen weiter zu vertiefen, absolvierte er eine Ausbildung zum Personalfachmann mit eidgenössischem Fachausweis und eine Weiterbildung zum Spezialisten für Arbeitsrecht im Gesundheitswesen.

KUNDENSTORIES Das Luzerner Kantonsspital geht bei der automatisierten Dienstplanung voran. Das Luzerner Kantonsspital (LUKS) führt als eines der ersten Spitäler in der Schweiz eine auf künstliche Intelligenz (KI) beruhende automatisierte Dienstplanung ein. Dies soll den Planungsaufwand reduzieren, mehr Zeit für Kernaufgaben schaffen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Nach erfolgreichen Pilotversuchen startet die automatische Dienstplanung im ersten Halbjahr 2024 und soll bis 2026 auf alle Abteilungen der LUKS Gruppe ausgedehnt werden. Mit der durch KI automatisierten Dienstplanung nimmt das LUKS wie schon bei der Einführung seines Klinikinformationssystems LUKiS 2019 in Sachen Digitalisierung eine Vorreiterrolle ein. Michael Döring, CNO/Leiter Pflege und Soziales, spricht von einem grossen Meilenstein: «Der Pilotversuch hat gezeigt, dass wir den Planungsaufwand dank dem Einsatz der KI um etwa zwei Drittel reduzieren können. Das setzt Ressourcen für die Kernaufgaben der Mitarbeitenden frei und kommt daher auch unseren Patientinnen und Patienten zugute.» Die Einführung der KI-gestützten Dienstplanung wird als Meilenstein in der Digitalisierung des LUKS bezeichnet und ermöglicht eine effizientere Ressourcennutzung. Die Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und unterstützt die Initiative des LUKS gegen den Fachkräftemangel. Erfahrungen aus dem Pilotversuch zeigen eine positive Resonanz seitens der Mitarbeitenden und das Potenzial der automatisierten Planung wird betont. Die Abteilungsleiterin Franziska Bissig und ihr Team, welche den Pilotversuch aktiv mitgestalten und das Produkt testen durften, ziehen ebenfalls ein positives Fazit: «Ich erlebe weniger Änderungswünsche oder negative Rückmeldungen meiner Mitarbeitenden. Mein Team war und ist erfreut über das grosse Potenzial, welches in der automatisierten Planung liegt. Nach Ablauf des Pilotversuchs war es uns deshalb wichtig, die KI-gestützte Dienstplanung weiternutzen und weiterentwickeln zu dürfen.» POLYPOINT freut sich, dass das Luzerner Kantonsspital das Potenzial von smartPEP erkannt hat und in Zukunft darauf setzt. Lesen Sie hier die offizielle Medienmitteilung des LUKS.

Featured Solutions and Services myPOLYPOINT effizient in aktuellen Kommunikations-plattformen nutzen. In der heutigen digitalen Arbeitslandschaft streben Unternehmen nach Lösungen, die Einfachheit UND Effektivität bieten. Genau hier zeigt jetzt die myPOLYPOINT App zusätzlichen Nutzen. Denn dank der intensiven Zusammenarbeit und der direkten Integration von myPOLYPOINT in unterschiedliche Kommunikationsplattformen von Partnerunternehmen werden für die Mitarbeitenden von Gesundheitsinstitutionen die Prozesse noch einfacher und effizienter. Die Lösungen von myPOLYPOINT können Sie direkt über die myPOLYPOINT App nutzen oder in die Kommunikationsplattform einbinden, welche Sie für Ihre Mitarbeitenden ausgewählt haben. Dies bietet den Mitarbeitenden eine optimale Nutzung. Mit der One-App-Strategie – alles in einer App – profitieren Mitarbeitende zeitgleich von den Vorzügen der mobilen POLYPOINT Lösungen und der mobilen Kommunikationstools. Bereits die Integration der myPOLYPOINT Lösungen in die Beekeeper-App war ein Schritt in die Richtung von kollaborativen, sinnvoll miteinander vernetzten Lösungen. Nun gehen wir einen Schritt weiter: Neu ist myPOLYPOINT jetzt auch im Microsoft App Store verfügbar. Optimiert für die Integration in Microsoft Teams, ermöglicht dies einen direkten Zugriff und eine einfache Einbindung der POLYPOINT Lösungen in Ihre täglichen Abläufe. Zudem wird damit sicher gestellt, dass die Mitarbeitenden immer und überall den besten Zugriff auf alle benötigten Werkzeuge und Informationen haben – massgeschneidert auf ihre Kommunikationswege. Die zentrale Kommunikationsplattform macht die Verwaltung von Zugängen und Berechtigungen erheblich einfacher. Da die Teams-Integration Single Sign-on unterstützt, tauchen Sie und Ihre Teams in eine digitalisierte Arbeitsumgebung ein, die nahtlos, intuitiv und überaus effizient nutzbar ist. Neugierig? Hier erfahren Sie mehr zu myPOLYPOINT und können via Formular ganz einfach mit uns in Kontakt treten. Das könnte Sie auch interessieren: Hier finden Sie die #First Insights zu smartem Workforce Management.

Innovation und Entwicklung: Was uns über den Sommer hinweg vorantreibt. Seit jeher hat sich POLYPOINT dem Fortschritt verschrieben. Darum freuen wir uns, Ihnen im Zuge unserer neuesten Entwicklungen schon bald neue Lösungen zur automatischen Planung und Erfassung der Mitarbeiterpräferenzen sowie zur Erfassung von Vereinbarungen und betrieblichen Regelungen vorzustellen. In einer Welt, in der die Komplexität der Personalplanung stetig zunimmt, sind wir bestrebt, Ihnen innovative Tools zur Hand zu geben. Tools, die es Ihnen ermöglichen, sowohl Ihre betriebliche Variabilität zu optimieren als auch die Mitarbeiterzentrierung zu fördern. Unsere neuen POLYPOINT Solutions für die Automatisierung und das Managen von Präferenzen und Vereinbarungen in der Dienstplanung werden wir im frühen Jahr 2024 ausliefern. Zusätzlich zu diesen neuen Features planen wir auch, bestehende Lösungen rund um die Partizipation von Mitarbeitenden zu verbessern und um den Aspekt der Präferenzeingabe zu erweitern. Schritt für Schritt arbeiten wir daran, Ihre Personalmanagementprozesse effektiver und reaktionsfähiger zu gestalten. Klarheit und gute Daten. Die zukünftigen Lösungen von POLYPOINT verwenden modernste Technologien aus den Bereichen Operations Research (OR) und Maschinelles Lernen (ML), die sowohl zur Optimierung von Prozessen als auch zur Vorhersage von Trends dienen. Es ist daher essenziell, dass Sie über eine gute Datengrundlage verfügen, die wir nutzen können, um Ihnen die bestmöglichen Ergebnisse zu liefern. Die Kombination von Mensch und Maschine führt zu einer erhöhten Intelligenz, von der Ihr Unternehmen stark profitieren wird. Wir sprechen von einer partizipativen, automatisierten Dienstplanung, bei der sowohl Mitarbeiterpräferenzen als auch betriebliche Anforderungen berücksichtigt werden. Was bedeutet das konkret für Sie? Demnächst stellen wir Ihnen eine Reihe neuer Lösungen vor. Darunter befinden sich Erweiterungen der myPOLYPOINT App (Präferenzen), das Stations-Board, das Planning-Board und das Dashboard. Diese innovativen Werkzeuge wurden entwickelt, um die Effizienz in der Planung des Personaleinsatzes zu steigern und gleichzeitig die Flexibilität in Organisationen zu verbessern. Natürlich sind wir uns bewusst, dass Ihnen diese neuen Bezeichnungen unserer Lösungsbestandteile noch nicht vollständig vertraut sind. Aber alles zu seiner Zeit. Was wir jedoch versprechen können: Die Lösungen haben das Potenzial, den Aufwand für die Dienstplanung um ein Vielfaches zu reduzieren, abhängig von Unternehmen und Umfeld sogar um den Faktor 5 bis 10. Gleichzeitig verfolgen sie das Ziel, die Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitenden deutlich zu erhöhen. Wir sind daher sicher, dass auch Sie sich auf diese Entwicklungen freuen. Was die neuen Lösungen mit sich bringen. Und wie Sie sich darauf vorbereiten. Betrachten Sie das Ganze nicht primär als eine Frage der Technologie. Vielmehr eröffnet es Ihnen die Gelegenheit, Prozesse zu verbessern und sich auf die beteiligten Menschen zu konzentrieren. Darum: Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Mitarbeitenden digital in den Prozess einbinden können, damit sie integraler Bestandteil der neuen Abläufe werden. Überlegen Sie, wie Sie die Voraussetzungen für eine automatische Planung schaffen können und welche Auswirkungen dies auf Ihre Mitarbeitenden haben könnte. Denn der erfolgreiche Übergang zur automatischen Planung erfordert sowohl technologische Veränderungen als auch eine Änderung der Unternehmenskultur hin zu mehr digitaler Beteiligung und Transparenz. Ferienfristen: Unsere automatisierte Planungslösung verlangt, dass die Ferienplanung für die jeweilige Periode, die automatisch berechnet wird, im System vollständig abgeschlossen ist. Die individuellen Ferienzeiten aller Mitarbeitenden müssen im Voraus eingegeben werden. Folglich werden sie systematisch in die automatische Planung einbezogen. Dies stellt sicher, dass keine Dienstpläne erstellt werden, die mit geplanten Abwesenheitszeiten kollidieren. Die vollständige Erfassung und der Einbezug der Ferienplanung in das System vor Beginn des automatischen Planungsprozesses ist daher entscheidend, um die Genauigkeit und die Effektivität der Planung zu gewährleisten. Planungswunsch: Unsere Lösung bezieht alle Planungswünsche, die bis unmittelbar vor Beginn der automatischen Berechnung im System erfasst wurden, in den Planungsprozess ein. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, individuelle Präferenzen und Anforderungen anzugeben. Diese werden dann von unserem System zur Optimierung der Dienstpläne verwendet. Dieser Ansatz fördert nicht nur eine höhere Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden durch Berücksichtigung ihrer individuellen Bedürfnisse und Wünsche. Er verbessert auch die Effizienz und die Genauigkeit der gesamten Personalplanung. Es ist unser Ziel, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen betrieblichen Anforderungen und Mitarbeiterpräferenzen zu gewährleisten. Dieses Feature trägt wesentlich dazu bei. Planungspräferenzen: Es ist essenziell, dass individuelle Präferenzen der Mitarbeitenden nicht nur bekannt, sondern auch systematisch in der Planungslösung erfasst werden. Selbst wenn Mitarbeitende ihre Vorlieben kennen und Planende diese im Kopf haben, ist es entscheidend, dass diese Informationen auch im System hinterlegt sind. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Präferenzen hinsichtlich bestimmter Schichten, Arbeitstage und Arbeitszeiten anzugeben. Diese Präferenzen müssen dann im System erfasst und gespeichert werden, um in die automatische Planung einfliessen zu können. Nur wenn diese wertvollen Daten korrekt und vollständig im System hinterlegt sind, können sie effektiv genutzt werden. Damit gestalten Sie eine Dienstplanung, die den betrieblichen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig die Zufriedenheit und die Motivation von Mitarbeitenden fördert. Vereinbarungen: Eine der Stärken unserer Lösung liegt in ihrer Fähigkeit, betriebliche Vereinbarungen und Regelungen systematisch zu integrieren. Im Vergleich zu herkömmlichen Verfahren, bei denen wichtige Informationen und Richtlinien oft nur in den Köpfen einzelner Personen vorhanden sind, bietet unser System einen signifikanten Vorteil: Es ermöglicht die systematische Hinterlegung und Anwendung von Regeln und Vereinbarungen auf einer zentralen Plattform. Auf diese Weise wird die Planung effizienter, verlässlicher und rechtssicherer. Der Fokus verschiebt sich von der Erinnerung an einzelne Regeln hin zur Gestaltung von Prozessen, die auf soliden, systemisch integrierten Grundlagen beruhen. Bedarfsprofile: Basierend auf den spezifischen Bedarfsprofilen Ihres Unternehmens bietet unser System eine fortschrittliche Fähigkeit zur Planung. Entscheidend ist, dass diese Profile sorgfältig und detailliert im System hinterlegt werden, um eine optimale Personalzuweisung und -verwaltung zu gewährleisten. Wir haben öfter beobachtet, dass das Management des Personalbedarfs in manchen Betrieben nicht mit der notwendigen Sorgfalt und Aufmerksamkeit behandelt wird. Das kann zu ineffizienten Prozessen und nicht optimierten Ressourceneinsätzen führen. Pool Mitarbeiter und Springer: Im Zusammenhang mit der automatischen Personalplanung spielt das Management von Mitarbeiter- und Springer-Pools eine entscheidende Rolle. Ein effektives und transparentes Handling dieser Ressourcen innerhalb des Unternehmens ist unerlässlich, um das volle Potenzial unserer Lösung zu nutzen. Der Mitarbeiter- und Springer-Pool ist eine agile und adaptive Komponente in unserer automatischen Planungslösung. Er fungiert als dynamisches Reservoir von Talenten, die bereitstehen, um aufkommende Personalunterdeckungen auszugleichen und somit die Stabilität des Betriebsablaufs zu gewährleisten. Gleichzeitig kann der Pool als strategisches Instrument genutzt werden, um Überdeckungen zu managen. Durch die Identifizierung und Reservierung von Überschusspersonal kann dieses bei zukünftigem Bedarf eingesetzt werden. Kurzfristige Änderungen, unerwartete Ausfälle und plötzliche Anstiege in der Arbeitsbelastung können den Personalbedarf erheblich beeinflussen. Hierbei gewährleistet der effektive Einsatz des Mitarbeiter- und Springer-Pools eine flexible Reaktion auf diese Herausforderungen. Für ein erfolgreiches Handling ist es von grosser Bedeutung, klare Unternehmensrichtlinien hinsichtlich des Managements und der Nutzung des Pools zu definieren. Dies gewährleistet eine optimale Nutzung dieser wertvollen Ressource. Und es trägt zur Stärkung der Effizienz und der Anpassungsfähigkeit Ihrer Personalplanung bei. Datenschutz und Sicherheit: Sind beides höchst brisante Themen in der IT wie auch im Gesundheitswesen. Deshalb setzen wir mit POLYPOINT Solutions auf Algorithmen, bei denen Ihre Daten genau dann in der Cloud sind, wenn sie es sein müssen – ansonsten bleiben sie bei Ihnen. Es ist uns bewusst, dass dieser Schritt typischerweise eine Freigabe durch den Sicherheitsbeauftragten erfordert und dass unter Umständen technische Dialoge bezüglich des Datenschutzes notwendig sind. Darum legen wir grossen Wert auf enge Zusammenarbeit und gute Kommunikation. Um sicherzustellen, dass alle datenschutzrelevanten Anforderungen erfüllt werden und Sie sich in jedem Schritt des Onboarding-Prozesses sicher fühlen können. Auf den Menschen zugeschnitten. Die Einführung unserer automatisierten Planungslösung bedeutet nicht nur eine technische Umstellung. Sie wirkt sich auch tiefgreifend auf die beteiligten Menschen sowie auf Mitarbeitende und Planende aus. Es geht nicht nur darum, eine neue Software einzusetzen, sondern vielmehr um eine Transformation der Arbeitsweisen und -prozesse, die eine aktive Beteiligung und Anpassungsbereitschaft aller Beteiligten erfordert. Eine zentrale Rolle bei diesem Übergang spielt die Integration von Mitarbeitenden in den Planungsprozess. Die Einführung neuer Technologien kann Herausforderungen mit sich bringen – es ist aber unsere Überzeugung, dass sie auch neue Möglichkeiten für eine effizientere und fairere Planung bietet. Daher ermutigen wir alle Beteiligten, aktiv an diesem Prozess teilzunehmen und sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Die Nutzung bereits vorhandener Funktionen – wie bspw. des Diensttausches, der Ressourcenersatzanfrage etc. – kann dabei helfen, die Vorteile der digitalen Planung zu erkennen und die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern. Fazit. Die Automatisierung der Personalplanung ist ein Schlüssel zur Bewältigung der Herausforderungen im Gesundheitswesen. Warten lohnt sich nicht. Beginnen Sie heute mit der Vorbereitung auf die Zukunft einer intelligenten und partizipativen Planung. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson. Wir unterstützen Sie auf jedem Schritt in die Zukunft. Das könnte Sie auch interessieren: Hier finden Sie die #First Insights zu smartem Workforce Management.

Regelmässige Störungen des biologischen Zeitrhythmus von uns Menschen werden mit einer Reihe von gesundheitlichen Problemen in Verbindung gebracht. Schlafprobleme bis hin zu schwerwiegenden Erkrankungen können die Folge von Nachtschichtarbeit sein. Studien aus dem Bereich der Chronobiologie belegen dies. Um den gesundheitlichen Risiken der Nacht- und Schichtarbeit von Health Professionals entgegenzuwirken, setzt sich POLYPOINT gemeinsam mit dem Kunden Ente Ospedaliero Cantonale in Bellinzona mit einer wichtigen Frage auseinander: Wie können die gesundheitlichen Folgen der Schichtarbeit reduziert und somit die Gesundheit von rund 35 Prozent der in der Nachtschicht tätigen Health Professionals verbessert werden? Bereits nach sieben Jahren können Nachtschichtarbeitende unter physischen und psychischen Krankheiten leiden. 70 bis 90 Prozent der Schichtarbeitenden klagen über Schlafstörungen. Erinnerungslücken, Unfallwahrscheinlichkeit oder Risiken für Erkrankungen steigen um ein Mehrfaches. Präventive Massnahmen jedoch können die gemessenen Auswirkungen signifikant beeinflussen. Genau hier setzen die beiden Unternehmen gemeinsam an, um die relevanten chronobiologischen Aspekte bereits in der Schichtplanung zu berücksichtigen. Automatisiert und gezielt auf die persönlichen Einsätze für Mitarbeitende. Ziel dabei ist es, eine gesundheitsfördernde Personalplanung für Health Professionals in der Schichtarbeit umzusetzen. So sollen beispielsweise die persönliche Medikation, individuelle Schlafzyklen oder das allgemeine Befinden der Mitarbeitenden bereits in der Schichtplanung berücksichtigt werden. Die erwarteten Auswirkungen dieser zukunftsweisenden Planung sind vielversprechend: Rückgang von Krankheiten bei den Schichtarbeitenden Positive soziale Auswirkungen für die Schichtarbeitenden Erhöhte Akzeptanz der Planung auf Seiten der Schichtarbeitenden Produktivitätssteigerung durch die Qualität der Arbeit Senkung der Gesundheitskosten Das spannende Innovationsprojekt des Tessiner Spitals Ente Ospedaliero Cantonale in Bellinzona und POLYPOINT ist frisch gestartet und wird uns alle über die nächsten Monate begleiten. Die projektverantwortlichen Personen: Marco Bosetti CIO Ente Ospedaliero Cantonale Promoter EOC Prof. Dr med. Mauro Manconi Ente Ospedaliero Cantonale Project Lead EOC Marazza Michele Head of IT Process Development Ente Ospedaliero Cantonale Project coordinator EOC Lorenzo Ruinelli Data Scientist Ente Ospedaliero Cantonale Business Analyst EOC Thomas Buerdel CEO, Head of Business Development POLYPOINT Project Promoter POLYPOINT Dr. Christophe Irniger Head of Product Development POLYPOINT Project Lead POLYPOINT Bleiben Sie auf dem Laufenden. Weitere News hierzu erhalten Sie auf all unseren Medienkanälen. Haben Sie Fragen zur chronobiologischen Planung? Dann nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf. Wir sind gerne für Sie da: marketing@polypoint.ch. (Quellen: Diverse Publikationen und Studien aus chronobiology.ch, aerzteblatt.de, sicherearbeit.at)

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