Eine für alle Beteiligten optimale Kapazitäten- und Terminplanung zu erstellen, gestaltet sich zuweilen aufwändiger als man denken würde. Erst recht, wenn die Planung nebst den internen Ressourcen auch direkt Ihre Patienten/Klienten betrifft.
Um den administrativen Aufwand zumindest bei der Termin-Anmeldung für den Patienten/Klienten schlanker zu gestalten, boomt seit längerem die Verlagerung der telefonischen Terminvereinbarung auf Online-Terminbuchungen, unabhängig vom jeweiligen Anwendungsfall. Ein Beispiel unter vielen wurde kürzlich auf medinside.ch aufgegriffen. Thema darin ist die Vision des Versicherungsanbieters SWICA, welcher die Leistungen für die komplementärmedizinischen Behandlungen direkt online buchbar für die Versicherungsnehmer anbieten möchte.
Solche und ähnliche Anwendungsfälle werden skizziert und umgesetzt. Bloss: Wir stellen fest, dass – unabhängig welchen Use-Case man betrachtet – meist nur eine Verlagerung des Kontaktpunktes stattfindet. Es bietet den Terminbuchenden zwar bereits wesentliche Vorteile, wenn der telefonische Kontakt auf eine Online-Variante umgelagert wird. So sind die Leistungen mindestens schon mal 7/24 buchbar und der Patient/Klient kann sich selbständig über freie Kapazitäten informieren. Aber der ganze restliche administrative Aufwand für den Terminanbieter bleibt mindestens gleich gross und wird zumal sogar grösser, wenn Termine aus einer Buchungsplattform in ein internes System abgeglichen oder nachträglich Informationen abgeklärt werden müssen. Denn die Integration der Buchungsplattformen direkt in die Primärsysteme der Gesundheitsbetriebe ist in der Regel nicht vorhanden. Sie gestaltet sich auch nicht ganz einfach, sprechen wir hier doch von einer Vielzahl an möglichen System-Kombinationen, die für eine Synchronisation oder noch besser Integration berücksichtigt werden müssten. Von einer Planung und Kapazitätsübersicht in Echtzeit für den externen Betrachter wären wir in diesem Fall noch weit entfernt.

 

Die unterschätzte Komplexität in der Online-Buchung

Es ist eine Tatsache, dass die reine Zeitanfrage für eine Leistung nicht ausreicht. Um einen Patienten-/Klienten-Termin durchzuführen, braucht es, je nach Leistung, eine komplexe Koordination aus unterschiedlichsten Ressourcen wie Personen, Räumlichkeiten, Gerätschaften, Hilfsmittel etc. Hier ist mit einer reinen zeitlichen Buchungsanfrage für eine bestimmte Leistung nicht genug getan. Zumal sich die Buchungskomplexität mit der angesprochenen Zielgruppe – von Patient/Klient über Zuweiser/Überweiser und mehr – wesentlich erhöhen kann.
Wir finden: Egal in welchem Kontext die Buchung getätigt wird, alle benötigten Ressourcen sollen bereits bei der Online-Buchung mit für den angefragten Termin reserviert werden und zwar direkt ins Primärsystem. Ihre Disponenten müssten bei dieser Lösung nur noch die ausgelöste Planung verifizieren und allenfalls mit bereits vorhandenen Stammdaten abgleichen, anstatt verschiedene Systeme parallel zu betreuen.
Aber nicht nur Ihre Disponenten sollen profitieren, wir wollen mehr Effektivität über den ganzen Prozess erreichen.

 

Termine lösen Aktivitäten aus

Was wäre, wenn wir das Potenzial des Termins auch als Event innerhalb des Leistungserbringungsprozesses betrachten? Bestimmte Termine stellen Anfangs- oder Endpunkte innerhalb des Gesamtprozesses dar. Beispielsweise kann bei der Online-Anmeldung des Patienten/Klienten bereits die Kosten-Gutsprache eingeleitet werden. Oder besser noch: die KoGu könnte durch die Zeitersparnis bei der Termindurchführung bereits gegeben sein, um nur ein mögliches Beispiel zu nennen. Solche prozessual unterstützten Behandlungen lösen als Event eine kombinierte Anzahl an zugeordneten Aktivitäten aus, sodass die Leistungserbringer weniger Zeit und Energie in die administrativen Arbeiten investieren müssen (siehe medinside.ch) und den Patienten/Klienten mehr Zeit widmen können.

 

Termine sind auch Informationshülsen

Findet der Termin statt, so dient dieser auch als Anker für alle behandlungsnotwendigen Informationen, welche im Behandlungsablauf asynchron entstehen. In der Termindurchführung werden sowieso alle bisher entstandenen Informationen benötigt und es werden dort wiederum neue Informationen generiert. Sind die Informationen direkt mit dem Termin verbunden, ist sichergestellt, dass alle Abklärungen und Informationen zu Terminbeginn bereitstehen.
Und warum sollten diese Informationen nur dem einzelnen Gesundheitsbetrieb nützen? Warum nicht den Patienten-/Klienten-Termin zur Drehscheibe im eHealth-Kontext ausbauen? Die Dokumentation zur geplanten und ausgeführten Leistung als EPD-Information für den Patienten/Klienten zugänglich zu machen, ist für uns die logische Folge. Denn stehen die Informationen den berechtigten Terminbeteiligten vernetzt am richtigen Ort und in Echtzeit zur Verfügung, kann auch der Patient/Klient optimaler betreut werden, unabhängig vom Behandlungsort, ohne künstliche Wartezeiten und ohne langwierige Freigabeprozedere zwischen den verschiedenen Betrieben.

 

Potenzial ausschöpfen

Wir beschäftigen uns intensiv mit der Lösungsentwicklung, um das volle Potenzial der Terminbuchung intern wie extern zu erschliessen.
Erste Etappen sind bereits erreicht: die Patienten-/Klientenbuchung sowie die Zuweiserbuchung von extern direkt in die POLYPOINT-Umgebung des Gesundheitsbetriebes sind produktiv lieferbar und können als Add-On bestellt werden.
Die Entwicklung der weiteren Hypothesen sind Fokus-Themen für die Produktentwicklung. Interessant sind nebst den oben genannten Punkten auch Aspekte wie Vernetzung und Kooperationsbildung der verschiedenen Gesundheitsbetriebe zur erleichterten Zusammenarbeit und Angebots-Flexibilisierung.

Was wollen Sie priorisieren? Welche Bedürfnisse haben Sie an die erweiterte Terminbuchung?

Unser agiler Produktentwicklungsprozess lässt Platz für Ihre Prioritäten und Handlungsspielraum für uns. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und werden Sie Teil unserer Vision.
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