Mit intelligenter und partizipativer Dienstplanung die Life-Balance fördern.

Gemeinsam mit Partnern startete POLYPOINT im Mai 2021 das von Innosuisse geförderte Projekt «intelligente und partizipative Dienstplanung».^* Der kundenzentrierte Ansatz mit einer gezielten Befragung von rund 950 Fachpersonen aus dem Gesundheitswesen war ein erster Meilenstein. Nun liegen die Ergebnisse vor. Erfreuliches Fazit: POLYPOINT Solutions sind auf Kurs.

*Lesen Sie hier den Blogartikel vom Mai 2021.

Mit dem Projekt fördert Innosuisse Möglichkeiten für Institutionen im Gesundheitswesen, ihre Dienstplanung intelligent und partizipativ zu gestalten. Individuelle Arbeitsmodelle werden dadurch ermöglicht und Stationsleitungen entlastet. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt dank erhöhter Selbstbestimmung und Flexibilität und dem Pflegekräftemangel wird entgegengewirkt. Im Zentrum des Projektes stehen deshalb die gezielte Automatisierung und Partizipation einer Dienstplanung. Dies sowohl im Sinne eines optimalen Planungsprozesses als auch der technischen Umsetzung.

Um das Förderziel zu unterstützen und die Bedürfnisse von Health Professionals zu eruieren, führte die Ostschweizer Fachhochschule als Teil des Projektteams eine kundenzentrierte Befragung durch. Daran nahmen rund 950 Fachpersonen aus unterschiedlichen Berufsgruppen der Umsetzungspartner-Betriebe Psychiatrische Dienste Aargau, Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe sowie Kantonsspital Aargau teil.

Die Teilnehmenden bewerteten zehn Fragenkomplexe zu unterschiedlichen Aspekten der Dienstplanung. Zur Wahl standen ihnen fünf Abstufungen von «trifft gar nicht zu» über «neutral» bis hin zu «trifft voll und ganz zu».

Die Fragenkomplexe lauteten wie folgt:

1: Die Anfangs- und Endzeiten der Dienste sollen bei Bedarf angepasst werden können.
2: Die Schichtpläne sollen vorhersehbar sein und nicht mehr geändert werden (ausgenommen freiwilliger Diensttausch).
3: Freiwünsche sollen berücksichtigt werden.
4: Präferenzen sollen berücksichtigt werden.
5. Das Tauschen von Diensten soll möglich sein.
6: Prozesse in der Dienstzuteilung sollen transparent sein.
7: Der Prozess soll fair sein und nach klaren Regeln erfolgen.
8: Das aktive Mitwirken bei der Dienstplanerstellung soll möglich sein.
9: Bei kurzfristigen Ausfällen sollen klare Regeln herrschen.
10: Plus- und Minusstunden sollen zeitnah kompensiert werden können.

Nun liegen die Ergebnisse vor. Die topplatzierten Fragen sowie jene mit dem grössten Entwicklungspotenzial vom Ist- zum Sollzustand finden Sie nachfolgend aufgeführt.

Die vier topplatzierten Fragen mit der höchsten Zustimmung im Soll-Zustand:

1. 91% bestätigen, dass Freiwünsche berücksichtigt werden sollen (einzelne freie Tage).
2. 87% finden, der Prozess der Dienstzuteilung soll fair sein (klare Regeln, welche Dienste zu leisten sind, und Ausgeglichenheit bei der Berücksichtigung von Freiwünschen und Präferenzen).
3. 85% sagen, dass die Möglichkeit zum Tauschen von Diensten mit Kolleginnen und Kollegen gestärkt werden soll.
4. 82% finden, dass Präferenzen wie z.B. langfristige Vorlieben, Spät-/Nachtdienst oder spezifische freie Wochentage Berücksichtigung finden sollen.

Auffallend ist, dass diese Punkte eng aufeinanderfolgen und demnach von den Befragten als prioritär betrachtet werden. Die weiteren sechs Fragen fallen in den Ergebnissen stärker voneinander ab.

Aus Sicht von POLYPOINT sind gerade diese Aspekte durchaus erfreulich und bestätigend. Denn für diverse dieser Bestrebungen bieten wir bereits heute Lösungen an. Freiwünsche mobil an Planende zu übermitteln, ein direkter Diensttausch zwischen Kolleginnen und Kollegen oder auch den Arbeitsrhythmus und Absenzen zu regulieren – all das ist heute schon möglich. Darum erachten wir es als wichtig, baldmöglichst auch den nächsten Schritt zu gehen: die Automatisierung und das Nutzen von intelligenten Algorithmen, um die Planung noch effektiver und effizienter zu gestalten, sowie Flexibilität, Selbstorganisation und Durchgängigkeit zu stärken.

Spannende Ergebnisse ergaben sich auch in der Differenz zwischen dem heutigen Istzustand und dem gewünschten Sollzustand:

1. Der Prozess soll transparent sein (klare Regeln, welche Dienste zu leisten sind, und Ausgeglichenheit bei der Berücksichtigung von Freiwünschen: IST 48% zu SOLL 87% Berücksichtigung von Freiwünschen und Präferenzen).
2. Der Prozess soll transparent sein (Nachvollziehbarkeit der Dienstzuteilung): IST 41% zu SOLL 77%.
3. Die Schichtpläne sollen vorhersehbar sein und sich danach nicht mehr ändern (abgesehen freiwilliger Diensttausch): IST 41% zu SOLL 76%.
4. Es soll klare Regeln beim kurzfristigen Ausfall von Kolleginnen und Kollegen geben: IST 21% zu SOLL 56%.

Gewiss muss bei der Frage nach Fairness die hohe subjektive Wahrnehmung berücksichtigt werden. Neben technischen Hilfestellungen sind hier vermutlich vor allem Aspekte aus der New-Work-Bewegung in den Betrieben zu definieren. Daneben wird die Optimierung des Planungsprozesses eine Verbesserung der Wahrnehmung bei den verplanten Health Professionals bewirken. Gerade bei der kurzfristigen Reaktion auf Veränderungen bestehen seitens POLYPOINT bereits mehrere Lösungen wie z.B. der mobile Ressourcenersatz.

Aus technischer Sicht ist eine prospektive Planung basierend auf dem erwarteten Bedarf bei POLYPOINT bereits im Gange. Erfreulicherweise werden unsere dahin gehenden Initiativen mit den Resultaten aus der Befragung bestätigt.

Zudem haben wir hinsichtlich der Resultate aus der Fragestellung der «aktiven Mitwirkung bei der Dienstplanung» festgestellt, dass die Frage der Partizipation immer auch eine Frage der Definition ist. Denn die direkte aktive Mitwirkung bei der Dienstplanung war kein Spitzenreiter in den Ergebnissen. Jedoch zeigen viele der weiteren partizipativen Aspekte – wie die weit oben platzierte Mitbestimmung von Freiwünschen und Präferenzen, der kurzfristige Diensttausch oder die angesprochene Fairness in den Prozessen –, dass gerade für die jüngeren Generationen Partizipation und Selbstorganisation immer wichtiger werden. Somit werden unsere Bestrebungen in Richtung New Work und eine Verbesserung der Life-Balance bestätigt. Eine intelligente und partizipative Planung ist der richtige Weg.

Nach dieser ersten Phase der Erhebung und Auswertung geht das Innosuisse-Projekt über in die Designphase. Die Toolentwicklung sowie das Prozessdesign erfolgen parallel und eng verbunden mit den Fachexperten der jeweiligen Bereiche.

Wir freuen uns gemeinsam mit den Projektpartnern auf die kommende spannende Zeit. Und über die spannende Weiterentwicklung halten wir Sie natürlich auf dem Laufenden.

Haben Sie Fragen zum Innosuisse-Projekt? Dann kontaktieren Sie uns ganz einfach.