Favoriser une vie équilibrée grâce à une planification des services participative et intelligente.

Avec des partenaires, POLYPOINT a lancé en mai 2021 un projet soutenu par Innosuisse intitulé « planification des services participative et intelligente »^*. Une approche centrée sur le client avec une enquête ciblée menée auprès d'environ 950 professionnels de la santé qui a constitué un premier jalon. Les résultats sont maintenant disponibles. Une conclusion réjouissante : les solutions POLYPOINT sont sur la bonne voie.

^*Voir notre article de blog daté de mai 2021

Avec ce projet, Innosuisse promeut la possibilité pour les institutions du secteur de la santé de concevoir leur planification de services de manière intelligente et participative. Les modèles de travail individuels sont ainsi rendus possibles et la charge de travail des chefs de service se trouve réduite. La satisfaction des collaborateurs augmente grâce à une plus grande autodétermination et flexibilité, et la pénurie de personnel infirmier est ainsi contrecarrée. Le projet se concentre sur l'automatisation et la participation ciblée dans la planification des services. Il s'agit aussi bien d'un processus de planification optimal que d'une mise en œuvre technique.

Afin de soutenir l'objectif et de déterminer les besoins des professionnels de la santé, la Haute école spécialisée de Suisse orientale (Ostschweizerische Fachhochschule) en tant que membre de l'équipe du projet, a mené une enquête axée sur les clients. Environ 950 professionnels issus des différents groupes professionnels des entreprises partenaires y ont participé : Psychiatrische Dienste Aargau, Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe et Kantonsspital Aargau.

Les participants ont dû évaluer une série de dix questions portant sur différents aspects de la planification des services. Ils avaient le choix entre cinq niveaux, allant de « pas du tout d'accord » en passant par « neutre » jusqu’à « tout à fait d'accord ».

La série de questions était la suivante :

1 : Il devrait être possible, si nécessaire, d'ajuster les heures de début et de fin des services.
2 : Les plannings de rotation des équipes devraient être prévisibles et ne plus être soumis à des changements (à l'exception des échanges de services volontaires)
3 : Les demandes de congés devraient être prises en compte
4 : Les préférences devraient être prises en compte
5 : L’échange de services devrait être possible
6 : Les processus d'attribution des services devraient être transparents
7 : Le processus devrait être équitable et suivre des règles claires
8 : La participation active à l'élaboration du planning des services devrait être possible
9 : Il devrait y avoir des règles claires pour les absences à court terme
10 : Il devrait être possible de compenser rapidement les heures positives et négatives.

Les résultats sont maintenant disponibles. Les questions les mieux classées et celles présentant le plus grand potentiel de développement de l'état actuel à l'état souhaité sont énumérées ci-dessous.

Les 4 questions les mieux placées avec l’approbation la plus forte concernant l'état souhaité :

1. 91% ont confirmé que les demandes de congé devraient être prises en compte (jours de congé individuels).
2. 87% trouvent que le processus d'attribution des services devrait être équitable (règles claires sur les services à fournir et équilibre dans la prise en compte des souhaits et préférences).
3. 85% disent que la possibilité d'échanger des services entre collègues devrait être renforcée.
4. 82% pensent que les préférences telles que les préférences à long terme, le service de nuit tardif ou les jours de congé spécifiques en semaine devraient être prises en compte.
   
   

Il est frappant de constater que ces points se suivent de près et sont donc considérés comme prioritaires par les personnes sondées. Les résultats des six autres questions diffèrent davantage les uns des autres.

Du point de vue de POLYPOINT, ces aspects sont particulièrement réjouissants et nous confirment dans notre démarche. Car nous offrons déjà des solutions pour plusieurs de ces aspirations. La transmission mobile des demandes de congés aux planificateurs, l'échange direct de services entre collègues ou la régulation du rythme de travail et des absences, tout cela est déjà possible aujourd'hui. C'est pourquoi nous estimons qu'il est important de passer à l'étape suivante le plus tôt possible : l'automatisation et l'utilisation d'algorithmes intelligents pour rendre la planification encore plus efficace et efficiente et pour renforcer la flexibilité, l'auto-organisation et la continuité.

Des résultats passionnants sont également apparus dans la différence entre l'état réel actuel et l'état cible souhaité :

1. Le processus devrait être transparent (règles claires sur les services à fournir et équilibre dans la prise en compte des souhaits : 48% pour l' état ACTUEL à 87% pour l'état SOUHAITÉ).
2. Le processus devrait être transparent (traçabilité de l'attribution des services) : ACTUEL 41% à SOUHAITÉ 77%.
3. Les plannings de rotation des équipes devraient être prévisibles et ne pas être modifiés par la suite (sauf pour les échanges de services volontaires) : ACTUEL 41% à SOUHAITÉ 76%.
4. Il devrait y avoir des règles claires en cas d'absence de collègues à court terme : ACTUEL 21% à SOUHAITÉ 56%.

Il est certain que pour la question de l'équité on doit tenir compte du niveau élevé de perception subjective. Outre l'assistance technique, il convient probablement de définir ici les aspects du mouvement New Work dans les entreprises. En outre, l'optimisation du processus de planification entraînera une amélioration de la perception des professionnels de la santé planifiés. POLYPOINT dispose déjà de plusieurs solutions pour les réactions à court terme aux changements. Par exemple, la solution mobile de remplacement des ressources.

D'un point de vue technique, une planification prospective basée sur la demande attendue est déjà en cours à POLYPOINT. Nous nous réjouissons de voir que nos initiatives dans ce sens sont confirmées par les résultats de l'enquête.

En outre, en ce qui concerne les résultats de la question sur la « participation active à la planification des services », nous avons constaté que la question de la participation est aussi une question de définition. La participation active directe à la planification des services ne figure pas en tête des résultats. Cependant, de nombreux autres aspects participatifs, tels que le classement élevé de la codétermination des souhaits et préférences, l'échange de services à court terme ou l'équité mentionnée dans les processus, montrent que la participation et l'auto-organisation deviennent de plus en plus importantes, en particulier chez la jeune génération. Cela confirme nos efforts en faveur du New Work et d'une amélioration de la « life-balance » : la planification intelligente et participative constitue la bonne voie.

Après cette première phase d'enquête et d'évaluation, le projet Innosuisse passe à la phase de conception. Le développement de l'outil ainsi que la conception du processus se feront en parallèle et en étroite collaboration avec les experts dans les domaines respectifs.

Avec les partenaires du projet, nous nous réjouissons de la période passionnante qui s'annonce. Et bien sûr, nous vous tiendrons informés de l'évolution passionnante de la situation.

Avez-vous des questions sur le projet Innosuisse ? Alors prenez simplement contact avec nous.