1200 Mitarbeitende setzen sich bei Viva Luzern täglich für eine hochwertige Pflege und Betreuung von Menschen im Alter ein. Damit gilt das Unternehmen als führende Anbieterin von Wohn- und Pflegeangeboten in der Zentralschweiz. Bis 2021 waren bei Viva Luzern unterschiedliche Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungslösungen im Einsatz. Seit Januar 2022 planen, erfassen und steuern alle sechs Standorte auf Basis homogener Prozesse dank POLYPOINT Solutions. «Damit setzen wir im Bereich Personaleinsatz und Zeitwirtschaft neue Standards», sagt Sarah Kaser. Als Projektleiterin war sie bei Viva Luzern verantwortlich für das Projekt «Neuzeit».
Fünf Betagtenzentren. Sechs Standorte. Rund 830 Bewohnerinnen und Bewohner, die von fast 1200 Mitarbeitenden gepflegt und umsorgt werden. Diese eindrücklichen Zahlen lassen vermuten, dass bei Viva Luzern Arbeitsvolumen, Arbeitsstrukturen und Arbeitsmodelle wesentliche Bestandteile des positiven Arbeitsklimas wie auch des nachhaltigen Wachstums des Unternehmens sind.
Genau diesen Themen wurde mit dem Projekt «Neuzeit» Rechnung getragen. Dank vereinfachten, standardisierten Prozessen, einer zentralisierten Datenhaltung und der Vereinheitlichung der relevanten Systeme begann sich das Projekt im Frühling 2021 um die Potenziale der Zusammenarbeit aller Standorte weiter zu entfalten.
Bild: vivaluzern.ch/dreilinden
Viva Luzern hatte zuvor verschiedene Lösungen für die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung im Einsatz. Zwar wurde an einzelnen Standorten bereits mit POLYPOINT Solutions gearbeitet. Die Daten allerdings wurden alle dezentral getrennt voneinander gehalten. Dadurch wurde in der Vergangenheit die Zusammenarbeit zwischen den Standorten zunehmend komplexer. Denn eine heterogene Systemlandschaft mit Insellösungen verhindert bekanntlich sowohl eine nahtlose Information als auch eine transparente Kommunikation. Aus diesen und weiteren Gründen sollten also die unterschiedlichen Systeme im Sinne des gesamten Unternehmens homogenisiert werden. Gleichzeitig konnte man die Gelegenheit nutzen, um eine klare und übereinstimmende Regulierung in den Bereichen Personaleinsatz und Zeitwirtschaft zu erarbeiten und einzuführen.
Im Frühling 2021 starteten das Viva-Luzern-Projektteam und POLYPOINT mit mehreren Workshops ins Projekt «Neuzeit». Gemeinsam evaluierte man Wege, um manuelle und zeitaufwendige Workflows zu vereinfachen oder – wo immer möglich – zu automatisieren. Prozesse wurden somit intensiv reflektiert und optimiert. Die Umsetzung erfolgte nach bewährtem und standardisiertem Projektvorgehen von POLYPOINT. Und die intensive Testphase ermöglichte schliesslich eine zeitsparende Einführung von POLYPOINT Solutions ohne zeitaufwendiges Pilotprojekt. Während der gesamten Umsetzung liefen alle Standorte von Viva Luzern im Vollbetrieb. Am 1. Januar 2022 erfolgte dann das Go-live mit allen Standorten gleichzeitig.
Weil die Zusammenarbeit der Teams von Viva Luzern und POLYPOINT unkompliziert verlief, konnten die geplanten Termine während des Projektes durchwegs eingehalten werden. Und mit dem geplanten Go-live wurde eine zeitliche Punktlandung hingelegt. Seitdem läuft die Arbeit an allen Standorten unkompliziert.
Manuel Böttinger, Consultant bei POLYPOINT, sagt dazu: «Ein erfolgreiches Projekt ist immer ein Zeichen des einwandfreien Zusammenspiels zwischen Kunde und Softwareunternehmen. Mit dem ‹Neuzeit›-Projektteam konnte eine ideale Projektierung und Realisierung durchgeführt werden. Wir danken für das tolle gemeinsame Projekt.»
Die Optimierung der Prozesse aus einer End-to-End-Perspektive verstärkt die Digitalisierung in Gesundheitsbetrieben. So verlief auch für Viva Luzern nicht nur das Projekt erfolgreich, auch die nun ersichtlichen Auswirkungen sind durchwegs positiv:
Zum Projektverlauf und den daraus resultierenden Erfolgen erklärt Sarah Kaser: «Ein solches Projekt benötigt zwingend die Bereitstellung von genügend internen Ressourcen. Der Ablauf des Projektes folgte zu jeder Zeit einem roten Faden, wir sind zufrieden mit der Zusammenarbeit mit POLYPOINT. Nach dem Go-live gab es keine nennenswerte negative Rückmeldung, auch wenig Anfragen, alles hat super geklappt. Und auch Standorte, die zuvor nicht mit POLYPOINT gearbeitet haben, sind sehr glücklich mit der neuen Lösung. Mit all dem setzt Viva Luzern neue Massstäbe in Sachen Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung. Die Homogenisierung der Planungsprozesse und der Systemlandschaft entfaltet enormes Potenzial in der Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten.»
Sarah Kaser von Viva Luzern hegt bereits neue Pläne. «Wir möchten den Mitarbeitenden künftig ein betriebsübergreifendes Stempeln ermöglichen. Dafür wird voraussichtlich ein weiteres Projekt lanciert. Ein zusätzliches Ziel ist, den Mitarbeitenden ihre Dienstpläne auch digital zur Verfügung zu stellen.»
Bei Viva Luzern waren folgende Personen im Projektteam:
Silvia Dissler, Tina Thaqi und Rolf Kistler
Seitens POLYPOINT waren in dieses Projekt involviert:
Sandra Anderegg, Project Manager
Manuel Böttinger, Consultant
Florian Schnyder, Integration Specialist
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