Comment les hôpitaux deviennent-ils « smart » ?

Le « Smart Hospital » du futur est développé dans le cadre du projet phare d'Innosuisse « SHIFT ». Depuis le lancement en décembre 2021, POLYPOINT représente le sous-projet D.3 : « Gestion flexible des capacités en personnel en fonction des besoins à l'hôpital ». Les défis actuels de nos partenaires de terrain sont au coeur de nos réflexions et activités.

La planification automatisée du personnel dans les hôpitaux se base généralement sur des valeurs moyennes. L'expérience montre que la qualité d'une bonne planification des équipes dépend fortement de la perception subjective et des compétences des planificateurs (shift planner).

POLYPOINT poursuit actuellement le développement d'une solution systémique axée sur une planification tout au long des prestations. Pour équilibrer les facteurs d'influence qui sont plus ou moins forts sur la planification des équipes, l'équipe de POLYPOINT mise sur une perspective centrée sur le client. Et approfondit ainsi la situation existante et les défis actuels concernant le processus de planification des prestataires de soins dans le secteur de la santé.

Ainsi, la première phase du sous-projet D.3 de SHIFT « Gestion flexible des capacités en personnel en fonction des besoins à l'hôpital » a mis en lumière les résultats tirés d'entretiens qualitatifs menés avec des responsables hospitaliers dans le domaine des soins. Ce point de vue, axé sur la pratique, montre que les défis sont multiples. Cependant, on observe un dénominateur commun à tous ces défis : l'élaboration et la mise à jour de la planification des équipes prend trop de temps, même avec les standards actuels.

Voici les conclusions qui ressortent de notre enquête auprès de nos partenaires de terrain :

1. Facteurs généraux influençant l'efficacité du processus de planification :

• En raison de la grande complexité de la planification des équipes, les responsables de la planification (shift planner) consacrent en moyenne au moins un jour par semaine à la planification opérationnelle. Les préférences des collaborateurs, le respect des exigences légales, celles propres à l'entreprise et aux soins ainsi que les dimensions de la flexibilisation sont des critères qui doivent être pris en compte par les planificateurs.
  Consultez également à ce sujet notre autre projet Innosuisse sur une planification des services « intelligente et participative ».
• La pénurie actuelle et croissante de personnel dans les professions de soins est un autre facteur essentiel en termes d’investissement en temps. Les absences de courte durée génèrent un surcroît de travail, car ces absences sont généralement couvertes par une coordination laborieuse effectuée par les planificateurs eux-mêmes. Et ce, par le biais de demandes directes et souvent personnelles, de personnes de remplacement.
• Les méga-tendances telles que le New Work et la connectivité favorisent de nouveaux modèles de travail qui répondent à un besoin pressant de flexibilité chez les jeunes générations d'employés. Mais cela augmente également la complexité de la planification manuelle. Outre les préférences que les professionnels de la santé souhaitent voir prises en compte, les planificateurs doivent tenir compte des disponibilités de base du personnel soignant pour constituer les différentes équipes.
  • Connaissez-vous le concept du workforce management participatif ? En savoir plus.
• Ce mélange complexe est un critère important pour la répartition des bonnes personnes dans la planification des équipes. Non seulement le nombre de cas/patients, mais aussi leurs caractéristiques telles que leur indice de masse corporelle (IMC), leur dépendance ou leur niveau de soins, entre autres, ont une incidence sur les besoins en personnel des équipes correspondantes.

2. Facteurs spécifiques influençant la planification des équipes en fonction des besoins :

• Dans les hôpitaux de soins aigus en particulier, les fluctuations du taux d'occupation lors des admissions en urgence, mais aussi lors des traitements planifiés, constituent un défi pour la planification du personnel en fonction des besoins.
• La budgétisation du personnel est aujourd'hui motivée par des considérations économiques. Des budgets trop rigides empêchent une planification flexible du personnel en fonction des besoins, car le personnel temporaire et les pools de collaborateurs ne sont souvent pas inclus dans les prix. Dans la réalité, ces derniers sont souvent financés transversalement par le biais des indemnités journalières de maladie et les coûts supplémentaires qui en résultent doivent être justifiés par la suite.

3. Parallèlement à ces facteurs d'influence généraux et spécifiques sur la planification des équipes, les partenaires de terrain mentionnent également des besoins concrets dans l'enquête centrée sur la clientèle :

• Nombre et compétences des collaborateurs
• Outil pour une planification automatisée de l'affectation du personnel avec prise en compte des préférences/congés
• Meilleure prise en charge des pronostics
• Nouveaux rôles au sein de l'hôpital comme un(e) coordinateur(trice) de la planification
• Nivellement des fluctuations du taux d’activité pour une meilleure possibilité de planification
• Budgets consacrés aux soins plus réalistes grâce au management hospitalier

Comment nos partenaires de terrain font-ils face à cet état actuel des choses ?

Sur la base des résultats ci-dessus, POLYPOINT a souhaité que ses partenaires de terrain lui indiquent les mesures déjà prises pour faire face aux défis mentionnés. Et si, parmi celles-ci, se trouvaient éventuellement des pistes pour trouver un outil pratique.

• Des conditions de travail plus attrayantes grâce à des mesures telles que de nouveaux modèles d'équipes et/ou de temps de travail, des modèles équitables, des options pour des taux d'activité flexibles, etc., ont certes un impact sur la complexité de la planification. Cela vaut néanmoins la peine d'y recourir pour faire face au manque de personnel et aux besoins de l'époque actuelle.
• Des logiciels distincts permettant de planifier les capacités sont utilisés de manière isolée pour établir des prévisions et planifier l'affectation du personnel en fonction des besoins.
• C'est surtout pour les absences de personnel à court terme que l'on fait de plus en plus appel à des pools de personnel ou à du personnel temporaire. Quelques hôpitaux dont le taux d'occupation est fluctuant utilisent ces options pour établir une planification flexible du personnel en fonction des besoins.
• Des mesures isolées sont également prises pour niveler les fluctuations du taux d’activité. Par exemple, la synchronisation de la planification des salles d'opération, la gestion des demandes d’admissions, la gestion des durées de séjour, etc.
• Les hôpitaux mènent en partie des enquêtes sur la charge de travail subjective auprès du personnel soignant afin d'obtenir des indications sur la planification du personnel en fonction des besoins.

Quel potentiel POLYPOINT voit-il pour le développement futur ?

Le besoin d'une planification moins chronophage est latent. Pour procéder à la planification des équipes tout au long de la planification des prestations, il faut tenir compte des facteurs d'influence fondamentaux et des connaissances individuelles des planificateurs (shift planners). Cette base crée la possibilité de gérer les capacités en personnel en fonction des besoins et assure un processus de planification efficace. En même temps, elle crée un nouveau type de transparence grâce à des indicateurs élargis.

Autres potentiels à déployer :

• Utilisation transparente des capacités
• Permettre des processus de planification plus courts et plus dynamiques
• Visibilité des facteurs d'influence sur les fluctuations du taux d’activité
• Formation de modèles dérivés comme base pour des prévisions du taux d’activité
• Prévisions des besoins en personnel à moyen terme
• Prévision de la capacité en personnel fixe et flexible et de la taille des pools

L'équipe de POLYPOINT se réjouit de la prochaine étape du sous-projet D3 de SHIFT : la conception de l'étude et la validation de la procédure avec les responsables hospitaliers. Restez à l'écoute !

Vous trouverez d'autres informations sur l'engagement de POLYPOINT dans le projet « SHIFT » ici ou dans notre newsletter mensuelle. S'abonner maintenant.

Vous souhaitez en savoir plus sur la totalité du projet phare d'Innosuisse « SHIFT » et sur le développement du « Smart Hospital » du futur ? En savoir plus.