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Appliquée à l’affectation du personnel, l’IA fait bouger le secteur de la santé.

Dans la revue spécialisée « Krankenpflege », l’association suisse des infirmières et infirmiers ASI a publié un article passionnant sur le thème de la « planification autogérée et automatisée des services ». L’article contient des entretiens avec des personnalités phares telles que Michael Döring, CNO du groupe LUKS, Prof. Harold Tiemessen, responsable de l’Institut de modélisation et de simulation et chef du département d’ingénierie économique (a.i.) de l’OST (Ostschweizer Fachhochschule ou Haute École spécialisée de la Suisse orientale) et – ce qui nous réjouit tout particulièrement – Thomas Buerdel, Head of Innovation chez POLYPOINT.

Pierre angulaire de cet article: la présentation de smartPEP, le système d’aide à la prise de décision pour une planification automatisée des services. Il a été développé par POLYPOINT dans le cadre d’un projet à l’initiative d’Innosuisse, aux côtés du partenaire de recherche qu’est l’OST et des partenaires d’application que sont l’hôpital cantonal d’Aarau, le centre pour personnes âgées du Liechtenstein (Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe), ainsi que les services psychiatriques d’Aarau (Psychiatrischen Diensten Aargau AG). L’hôpital cantonal de Lucerne LUKS est depuis peu le premier partenaire de mise en œuvre. Ensemble, les responsables interrogés ont partagé des informations instructives et captivantes sur smartPEP.

Quelle est l’utilité de smartPEP ?

smartPEP offre aux différentes institutions du secteur de la santé la possibilité d’organiser efficacement leur planification de services. Via l’application myPOLYPOINT, les collaborateurs saisissent leurs souhaits individuels de services et de congés ainsi que leurs préférences de temps de travail. Les personnes en charge de la planification peuvent définir les besoins en personnel et les règles. Ces informations constituent la base des propositions de plannings de services créées de manière automatisée, dont la qualité est ensuite contrôlée et validée par les responsables de la planification. Grâce à cette approche, il est possible de déployer des modèles de travail plus souples, d’alléger la charge des directions des services de soins et d’améliorer la satisfaction des collaborateurs en vue de lutter contre la pénurie de personnel soignant.

Quels sont les principaux défis ?

L’intégration en profondeur dans le système de gestion du temps et, en parallèle, le respect des conditions-cadres relatives à la loi sur le travail font partie des défis majeurs mentionnés par toutes les personnes interrogées. Le projet d’Innosuisse a mis en lumière l’extrême difficulté d’intégration dans smartPEP des nombreuses règles et préférences des différentes institutions afin de permettre une application la plus générique possible. En effet, les différences d’un établissement de santé à un autre sont considérables: taille, culture d’entreprise et règles spécifiques diffèrent selon l’institution. Une approche reposant sur une solution logicielle standardisée est donc essentielle pour une mise en œuvre réussie.

Le groupe LUKS est la première institution de santé à utiliser smartPEP. Pourquoi ?

Michael Döring, CNO du groupe LUKS, donne son avis sur la question : « Notre planification des services est un processus complexe et chronophage. En même temps, il est impératif d’occuper tous les services et de prendre en compte les besoins de l’ensemble des collaborateurs. La planification automatisée des services à base d’IA nous aide à diminuer les efforts de planification et à accroître la satisfaction des collaborateurs en prenant en considération leurs préférences. »

Principales conditions requises pour l’utilisation de smartPEP.

Pour que le déploiement de smartPEP soit possible, certaines conditions préalables doivent être satisfaites.Tout d’abord, il est nécessaire de garantir l’intégration dans l’infrastructure cloud de POLYPOINT, ce qui implique une connexion fiable entre l’environnement du client et les services en cloud. Dans ce contexte, les dimensions de la sécurité et de la protection des données jouent un rôle prépondérant.

Une fois la connexion au cloud établie et les dernières mises à jour logicielles installées, il reste à introduire une solution axée sur les collaborateurs, p. ex. myPOLYPOINT, MS Teams ou Beekeeper. Ce genre de solution permet aux collaborateurs de communiquer directement leurs préférences personnelles. À ce stade, il ne faut surtout pas faire l’impasse sur les aspects techniques et stratégiques. L’adoption des nouveaux services par le personnel est déterminante.

L’étape suivante consiste à saisir la totalité des règles et conventions pertinentes dans le système, y compris les besoins en personnel existants et les nouveaux paramètres à définir. Une intégration complète permet d’obtenir une représentation précise des exigences de l’établissement de santé et une planification des services flexible et adaptée aux besoins qui répond aux attentes des collaborateurs comme aux exigences organisationnelles.

Quels sont les éléments à prendre en compte lors de l’implémentation de smartPEP ?

Pour les personnes interrogées, plusieurs facteurs sont décisifs en vue d’une implémentation réussie de smartPEP. La direction doit réfléchir à l’utilisation qui doit être faite de smartPEP pour la planification des services au sein de son institution. Les clés de la réussite d’une telle mise en œuvre sont les suivantes: adoption par les unités de soins concernées avec une implication de toute l’équipe, direction et personnel soignant compris. Toutes et tous doivent être impliqués dans cette initiative de manière proactive pour que le processus de changement soit couronné de succès. D'où la nécessité d’introduire et d’accompagner la planification participative et intelligente des services et de communiquer clairement les attentes vis-à-vis des collaborateurs. Une étroite collaboration entre les services RH, les services spécialisés tels que les soins et les équipes informatiques, est également essentielle.

Synthèse des personnes interrogées.

Dans le cadre de l’introduction de la planification automatisée des services, il est impératif d’impliquer le personnel de manière proactive dans le processus de planification. À cette fin, les avantages de l’autonomisation grâce à la planification automatisée des services doivent être mis en avant: les collaborateurs sont en mesure de gérer activement leurs préférences, leurs souhaits de services et leurs conséquences, et d’enregistrer des mesures de promotion de la santé. C’est là une contribution considérable à la qualité des plannings, à la satisfaction des collaborateurs et à l’équilibre entre vie professionnelle et privée.