Sous la responsabilité de la Direction de la santé, des affaires sociales et de l'intégration (GSI) du canton de Berne, une taskforce a organisé les 16 et 22 mai deux événements sur le thème: «Planification des services orientée vers l'avenir». Face à la pénurie de personnel qualifié, de nombreuses institutions du secteur de la santé sont confrontées à la question de savoir comment améliorer leurs conditions de travail, y compris dans le domaine administratif.
De nombreuses personnes concernées voient dans la planification participative des services une clé possible pour surmonter avec succès la pénurie de personnel qualifié actuelle. Lors de l'événement du GSI, des problèmes pratiques ont été mis en lumière et de nouveaux outils permettant d'impliquer davantage les collaborateurs dans la planification des services ont été discutés. La technologie et la psychologie semblent avoir la même importance dans ce domaine. Des représentantes et représentants de différentes institutions qui s'occupent déjà intensivement de ce défi ont pris position sur le sujet. Et ils ont encouragé d'autres institutions à suivre leur exemple.
Johannes Martz, chef du service Account Management à l'Office de la santé publique du canton de Berne et actif depuis 35 ans dans le secteur de la santé, a introduit le sujet en constatant que des aspects politiques et structurels jouent également un rôle dans la pénurie de personnel qualifié. D'une part, il y a une trop grande densité d'hôpitaux. Et d'autre part, on est confronté au fait que les fermetures d'hôpitaux sont un sujet difficile, surtout car politiquement peu attractif. Or, conditions-cadres ou pas, la question actuelle est la suivante : comment créer et maintenir l'attractivité du système de santé ? En particulier pour les professions les plus touchées ?
Dans leur contribution sur la psychologie dans la planification des services, Clara-Sophie Körner et Stefan Matthys de HR Campus ont expliqué ce que cela signifie, concrètement, pour les collaborateurs que d'être planifiés par des tiers et quels sont les obstacles à surmonter.
À l'aide de différents modèles, ils ont tenté de jeter un pont entre la pénurie de personnel qualifié et la planification du personnel. Ils ont notamment expliqué comment transposer la pyramide de la participation de la théorie à la pratique.
Dans leur passionnante présentation, ils ont également approfondi l'importance de la motivation extrinsèque et intrinsèque. À l'aide du quadrant Haufe, ils ont montré aux participants comment la motivation peut se manifester ou être encouragée de différentes manières. Ils ont également expliqué comment, dans les zones de tension entre autonomie et participation, il est possible de tenir compte à la fois du besoin de sécurité de planification et du souhait de flexibilité.
Apprenez-en plus ici sur les perspectives de HR Campus et sur la manière dont le quadrant Haufe peut vous permettre d'organiser le processus de planification des affectations de manière individuelle et participative.
1. La clinique de réhabilitation Schützen
Matthias Meyer est responsable de l'informatique à la clinique de réhabilitation Schützen à Rheinfelden. Ces derniers mois, l'institution s'est penchée de manière intensive sur le thème du remplacement des ressources. Pendant le Covid-19, l'établissement a en effet dû faire face à de nombreuses absences, y compris sur de longues périodes. Avant toute chose, rappelons que la recherche de remplacement des ressources dans les domaines de l'hôtellerie et des soins s'est avérée extrêmement chronophage depuis cette date.
Par exemple, les collaborateurs qui avaient déjà refusé plusieurs fois de répondre à des demandes avaient tendance à ne plus être sollicités du tout, alors qu'ils auraient peut-être été disponibles dans la situation de l'époque. On a également constaté que des collaborateurs qui avaient été sollicités à plusieurs reprises ne répondaient plus du tout aux appels.
De telles demandes, associées à des requêtes et à des négociations, peuvent peser lourdement sur les relations au travail. La direction de la clinique a donc cherché une solution qui réponde à la fois aux besoins des collaborateurs et de l'institution. Il fallait trouver une manière neutre et rapide de demander un remplacement.
Cette solution a été trouvée dans un logiciel mobile. Matthias Meyer déclare à ce sujet : «Un message standardisé via une application ne cherche à amadouer personne, les collaborateurs savent tout de suite de quoi il s'agit. Et comme la demande est envoyée dans un pool, plusieurs collaborateurs peuvent être sollicités en même temps de manière neutre. La réponse individuelle peut alors être fournie dans le calme et sans contrainte de temps».
Autres avantages de cette solution : les collaborateurs peuvent déclarer des conditions supplémentaires et l'intégration de l'affectation du personnel dans la planification numérique rend la gestion efficace, enfin les réglementations du droit du travail sont prises en compte et respectées.
Ainsi, les responsables de la clinique – et les collaborateurs de la clinique de réhabilitation Schützen – se réjouissent aujourd'hui de valeurs ajoutées telles que :
La préservation de relations précieuses.
Des échanges de services convenus individuellement entre eux et effectués sans pression.
2. Hôpital de l'Île, Berne
À la clinique gynécologique de l'Hôpital de l'Île, Corinne Maurer-Hofer est responsable du service médical «Femmes et Ophtalomogie». Andrea Messer est responsable du service d'obstétrique. Toutes deux ont fait le point sur la situation en matière de planification participative des services dans leur institution. Au début de leur exposé, elles ont replacé le sujet dans un contexte plus large et ont rappelé aux personnes présentes qu'il manque actuellement environ 13 500 infirmières et infirmiers dans toute la Suisse et que ce déficit atteindra 32 5000 d'ici 2030.
À l'Hôpital de l'Île, le taux de fluctuation est actuellement de 22 % et l'absentéisme est d'environ 9 % par mois. La collaboration interprofessionnelle sous la forme d'une répartition du travail et des tâches entre les différents groupes professionnels prend donc de plus en plus d'importance à l'Hôpital de l'Île. Et avec l'évolution de la société, on prévoit un doublement du nombre d'octogénaires d'ici 2045. Les soins deviennent donc de plus en plus complexes et disposer de larges connaissances est de plus en plus nécessaire. La génération Z, qui fait pression sur le marché du travail, accorde quant à elle de moins en moins d'importance au travail. Toutes ces circonstances donnent de plus en plus d'importance à une planification participative des services qui tienne compte des besoins des collaborateurs.
L'hôpital de l'Île a tenu compte de ces circonstances avec une planification analogue. Corinne Maurer-Hofer et Andrea Messer soulignent qu'un changement de processus doit d'abord commencer dans la tête et peut également être possible sans outil numérique. En fin de compte, il s'agit pour les collaborateurs de concilier travail, loisirs et famille. Le travail à temps partiel ou le travail indépendant doivent être des options possibles pour un projet de vie individuel. Y compris dans les soins. L'Hôpital de l'Île a fait de bonnes expériences avec cette planification. Selon les déclarations des deux femmes, la satisfaction des collaborateurs est plus élevée. Et elle sert aussi d'argument lors du recrutement. Selon Corinne Maurer, l'essentiel sur le chemin d'une planification participative des services réussie est le suivant : «Il faut être prêt à couper les vieilles ficelles, à assouplir les hiérarchies et à admettre de nouveaux modèles».
3. Centre suisse des paraplégiques (CSP), Nottwil
Marcel Unterasinger, responsable des ressources humaines au Centre suisse des paraplégiques, a annoncé aux personnes présentes que le remplacement des ressources était déjà introduit au CSP. Il a informé sur les raisons, l'approche, les défis et l'état actuel de la planification des services dans son institution.
Pour garantir la satisfaction des collaborateurs et la qualité des soins, Marcel Unterasinger estime qu'une planification précoce, une consultation des plannings de services à tout moment, la clarté du processus de remplacement des services, des demandes ciblées et des réponses simples ainsi que l'intégration de souhaits individuels sont importants.
Afin de clarifier les besoins pour une nouvelle solution, la direction des soins, la disposition et les collaborateurs ont été interrogés fin 2021. Il en a résulté un catalogue d'exigences, suivi de tests avec différents fournisseurs. Une fois la décision prise en faveur d'un fournisseur, la responsabilité de l'introduction de la nouvelle solution mobile a été confiée à un groupe de projet spécifiquement défini.
Bien sûr, il a également fallu surmonter des obstacles. Aussi bien techniques qu'humains. Car la participation entraîne, outre la possibilité de s'impliquer, également des responsabilités. Quant à la flexibilité, elle implique d'une part la transparence et l'accès aux informations, mais aussi le mélange de la vie privée et de la vie professionnelle, par exemple parce qu'une application est installée sur le smartphone personnel. Certains collaborateurs trouvent cela dérangeant, mais il s'agit d'une minorité de moins de 1%.
Mais les collaborateurs qui sont plutôt critiques vis-à-vis du processus numérique doivent également être impliqués. Mettre la pression ou rester immobile ne sont toutefois pas des options; il faut trouver des solutions qui nous mènent tous ensemble vers le nouveau monde du travail, de plus en plus numérique. Dans ce contexte, il convient de ne pas sous-estimer l'attitude et l'exemple positif des leaders.
Le bilan de Marcel Unterasinger est positif : aujourd'hui, presque tous les soignants sont déjà initiés à l'utilisation de la solution mobile. La pression exercée sur les collaborateurs en cas d'absence de personnel à court terme et les demandes individuelles de remplacement de ressources qui en découlent ont sensiblement diminué. «Bien utilisée, conclut Unterasinger, la planification participative des services avec l'application est un plus dans le travail».
Lisez ou téléchargez ici le communiqué de presse à ce sujet.