Il est temps de faire une mise à jour.
Planification des services intelligente et participative vol. 3 : tout progresse rapidement.

En collaboration avec la Haute école spécialisée de Suisse orientale (Ostschweizerische Fachhochschule), l'aide aux personnes âgées et aux malades du Liechtenstein (Liechtensteinischen Alters- und Krankenhilfe), les services psychiatriques d’Argovie (AG), et l'hôpital cantonal d'Aarau, POLYPOINT, en tant que partenaire de mise en œuvre, a lancé il y a un an environ le projet intitulé « Planification des services intelligente et participative », soutenu par Innosuisse. Après une phase de conception et de construction, le projet en est maintenant à la phase de réalisation.

Le défi est bien connu : si l'on veut garder les collaborateurs, favoriser leur santé et leur potentiel à long terme, il faut prendre en compte leurs souhaits et préférences individuelles lors de l'élaboration du planning de services. Cela semble difficilement réalisable pour les planificateurs en raison du manque de temps ou de la complexité de la tâche. En outre, l’expérience montre que les collaborateurs qui travaillent par roulement d'équipes souhaitent souvent vérifier l'équité et la qualité des plannings de services après leur élaboration et les comparer à plusieurs reprises. Il semble presque impossible de garantir la satisfaction des préférences des collaborateurs. Et, sur la durée, cela entraîne souvent une baisse de la motivation et de la cohésion entre les services. À long terme, les collaborateurs perdent même leur passion pour leur travail.  

Les collaborateurs souhaitent et exigent donc de plus en plus de participation et d'équité. Mais qu'est-ce qui est juste ? Et qu'est-ce qui est injuste ? Les points de vue sont individuels. Le questionnaire de l'automne dernier a donc donné lieu à de nombreuses réponses différentes. Vous trouverez ici une présentation révélatrice de toutes les réactions.

Les planificateurs, quant à eux, mettent tout en œuvre pour couvrir de manière optimale les besoins de leur service. Pour ce faire, ils doivent en outre tenir compte de tous les règlements et de la législation actuelle du secteur de la santé, et par ailleurs respecter les conditions d’engagement et les accords individuels passés entre les collaborateurs et la direction. Par conséquent, l'objectif principal est de rendre les plannings de services plus attrayants pour les collaborateurs. Pour répondre aux besoins humains et à ceux de l'entreprise. Et de soulager les planificateurs tout en tenant compte de la santé des professionnels des soins.

Dans le cadre du projet « Planification des services intelligente et participative », POLYPOINT développe le « Magic Button », ainsi baptisé affectueusement en interne. Celui-ci rassemble toutes les données pertinentes à partir de POLYPOINT Solutions et calcule ensuite des plannings de services optimisés à l'aide d'algorithmes et de modèles mathématiques. Les besoins en personnel, les conditions-cadres légales et les préférences des collaborateurs sont notamment pris en compte. Le défi : trouver en un temps record un tableau de services qui satisfasse aussi bien les collaborateurs que la direction du service. 

Reinhard Bürgy, Solution Architect Decision Support et Operations Research chez POLYPOINT :
« Ce soi-disant problème d'optimisation combinatoire est en principe plus difficile que de chercher une aiguille dans une botte de foin. La plupart du temps, il y a beaucoup plus de solutions (plannings de services) que d'atomes dans l'univers, mais seule une petite fraction d'entre elles est vraiment bonne ».

 

La fin des post-it à l'écran ?

Le processus visé favorise la participation des collaborateurs au processus de planification. Les collaborateurs peuvent transmettre directement leurs souhaits et leurs préférences au système de planification via des applications mobiles comme myPOLYPOINT App de POLYPOINT Solutions ou des solutions de fournisseurs tiers. À tout moment. Et en tout lieu.

Sur un tableau de planification intelligent, les planificateurs voient ensuite s'afficher toutes les données pertinentes et réglementations relatives à la planification des collaborateurs concernés. La vue d'ensemble est donnée à tout moment et les saisies manuelles peuvent être effectuées librement avant ou après la planification automatisée et ne sont pas écrasées par le processus d'automatisation via le « Magic Button ».

Les préférences déjà enregistrées des collaborateurs sont prises en compte lors de l’élaboration de nouveaux plannings de services, tout comme les rythmes de planification des services spécifiques à l'entreprise. La nouvelle solution de POLYPOINT Solutions garantit ainsi que tout peut être fait, de la planification manuelle à la planification entièrement automatisée. Car contrairement à la perspective plutôt subjective adoptée jusqu'à présent, la planification intelligente et participative se base désormais sur des chiffres et des faits.

« Avec cette solution, nous voulons soulager les planificateurs et leur permettre ainsi de consacrer plus de temps aux tâches qu'une machine ne peut accomplir. Il s'agit d'une combinaison optimale de l'homme et de la machine», Thomas Buerdel, CEO chez POLYPOINT SA.

 

Et Kurt Salzgeber, directeur des soins et de la prise en charge au sein de la Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe, ajoute :
« Je vois un très grand avantage dans une planification basée sur des chiffres, des données et des faits. Les planificateurs sont ainsi en mesure d'établir une planification des services totalement objective, qui tient compte à la fois de tous les besoins des collaborateurs planifiés et assure les besoins de l'établissement.»

 

Le passionnant projet « Planification des services intelligente et participative » avance donc rapidement et selon le calendrier prévu. Actuellement, tous les feux sont au vert. Cela est également dû à la collaboration partenariale et enrichissante avec les participants motivés de la Haute école spécialisée de Suisse orientale (Ostschweizerische Fachhochschule), de l'aide aux personnes âgées et aux malades du Liechtenstein (Liechtensteinischen Alters- und Krankenhilfe), des services psychiatriques d'Argovie (AG) et de l'hôpital cantonal d'Aarau.

Au quatrième trimestre, des clients pilotes seront intégrés pour la première fois au projet. Nous espérons que vous êtes aussi impatients que nous, chez POLYPOINT, de faire de nouvelles découvertes. Nous vous tiendrons avec plaisir au courant par le biais de nos canaux de communication. Restez donc à l'écoute. 

Vous avez des questions sur la planification des services intelligente et participative? N'hésitez pas à nous contacter.

Découvrez ici nos deux articles précédents sur ce projet passionnant et stimulant : 
l'article de blog vol. 01 et l'article de blog vol. 02