Viva Luzern fixe de nouveaux standards avec POLYPOINT Solutions.
Chez Viva Luzern, 1200 collaborateurs s'engagent au quotidien pour offrir des soins et un accompagnement de qualité aux personnes âgées. L'entreprise est ainsi considérée comme le principal fournisseur d'offres de logements et de soins en Suisse centrale. Jusqu'en 2021, Viva Luzern utilisait différentes solutions de planification de l’affectation du personnel et de saisie du temps de travail. Depuis janvier 2022, les six sites planifient, enregistrent et gèrent leurs activités sur la base de processus homogènes grâce à POLYPOINT Solutions. « Nous fixons ainsi de nouveaux standards dans le domaine de l'affectation du personnel et de la gestion du temps », déclare Sarah Kaser. En tant que cheffe de projet, elle était responsable du projet « Neuzeit » chez Viva Lucerne.
Cinq centres pour personnes âgées. Six sites différents. Environ 830 résidentes et résidents soignés et pris en charge par près de 1200 collaborateurs. Ces chiffres impressionnants laissent supposer que chez Viva Luzern, le volume, les structures et modèles de travail constituent des éléments essentiels pour créer un climat de travail positif ainsi qu'une croissance durable de l'entreprise.
Ce sont précisément ces thèmes qui ont été pris en compte dans le projet « Neuzeit ». Grâce à des processus simplifiés et standardisés, à une gestion centralisée des données et à l'uniformisation des systèmes pertinents, le projet a débuté au printemps 2021 afin de déployer les potentiels de collaboration possibles entre tous les sites.
Image: vivaluzern.ch/dreilinden
Objectif : 1 pour 3
Viva Luzern utilisait auparavant différentes solutions pour la planification de l’affectation du personnel et la saisie du temps de travail. Certes, certains sites utilisaient déjà POLYPOINT Solutions. Les données étaient toutefois conservées de manière décentralisée et séparée. Par le passé, la collaboration entre les différents sites était donc devenue de plus en plus complexe. En effet, il est bien connu qu'un environnement système hétérogène avec des solutions isolées ne favorise pas la fluidité de l’information ni la transparence en matière de communication. Pour ces raisons entre autres, les différents systèmes devaient donc être homogénéisés dans l'intérêt de l'ensemble de l'entreprise. En même temps, c’était l'occasion d’élaborer et d’introduire une réglementation claire et homogène dans le domaine de l'affectation du personnel et de la gestion du temps de travail.
Mise en œuvre réussie du projet sans interruption des activités
Au printemps 2021, l'équipe de projet Viva Lucerne et POLYPOINT ont lancé le projet « Neuzeit » en organisant plusieurs workshops. Ensemble, ils ont évalué les moyens de simplifier ou – dans la mesure du possible – d'automatiser les flux de travail manuels et chronophages. Les processus ont ainsi fait l'objet d'une réflexion approfondie et ont été optimisés. La mise en œuvre a suivi la procédure de projet standardisée et éprouvée de POLYPOINT. Enfin, la phase de test intensive a permis une introduction rapide de POLYPOINT Solutions sans projet pilote coûteux en temps. Pendant toute la mise en œuvre, tous les sites de Viva Luzern ont fonctionné à plein régime. Le 1er janvier 2022, le GoLive a été réalisé simultanément sur tous les sites.
Comme la collaboration entre les équipes de Viva Luzern et de POLYPOINT s'est déroulée sans difficulté, les délais prévus ont pu être respectés tout au long du projet. Et le GoLive prévu a été réalisé exactement en temps voulu. Depuis, le travail se déroule sans problème sur tous les sites.
Manuel Böttinger, consultant chez POLYPOINT, déclare à ce propos : « Un projet réussi est toujours le signe d'une interaction parfaite entre le client et l'entreprise de logiciels. Avec l'équipe de projet de Neuzeit, la conception et la réalisation ont été idéales. Nous les remercions vivement pour ce formidable projet commun. »
De la simplification des processus à l'optimisation des données de base
L'optimisation des processus dans une perspective de bout en bout permet de renforcer la numérisation dans les établissements de santé. Ainsi, pour Viva Luzern, non seulement le projet s'est déroulé avec succès, mais les effets désormais visibles sont tout à fait positifs :
- Les processus ont été simplifiés.
- Les connaissances ont pu être rafraîchies entre les équipes.
- Le mode de pensée global entre les équipes a également été renforcé.
- Les structures du système de données de base du personnel ont pu être reprises et affinées avec le concept de rôles de Viva Luzern.
- Des règles claires et homogènes ont été élaborées et introduites dans le domaine de la gestion du temps.
- Les plannings de service pour les collaborateurs travaillant par rotation d'équipes ont été uniformisés.
- De nouveaux appareils de saisie du temps de travail ont été intégrés sur certains sites.
- L'interopérabilité est désormais garantie grâce à l'uniformisation et à la clarté des interfaces.
- La gestion des données a été centralisée.
- Grâce aux nouvelles interfaces créées avec le système de données de base du personnel «Abacus», la gestion des données et la qualité des données de base ont été optimisées.
- Et bien d'autres choses encore.
Concernant le déroulement du projet et les succès qui en découlent, Sarah Kaser explique : « Un tel projet nécessite impérativement la mise à disposition de ressources internes suffisantes. Le déroulement du projet a tout le temps suivi un fil rouge, nous sommes satisfaits de la collaboration avec POLYPOINT. Après le GoLive, il n'y a eu aucun retour négatif notable, peu de demandes également, tout a super bien fonctionné. Et même les sites qui n'ont pas travaillé avec POLYPOINT sont très contents de la nouvelle solution. Avec tout cela, Viva Luzern pose de nouveaux critères en matière de planification de l’affectation du personnel et de saisie du temps de travail. L'homogénéisation des processus de planification et de l'environnement système permet de déployer un énorme potentiel dans la collaboration entre les différents sites. »
Et ensuite ?
Sarah Kaser de Viva Lucerne a déjà de nouveaux projets. « À l’avenir, nous aimerions permettre aux collaborateurs de pointer dans toutes les entreprises. Un autre projet sera probablement lancé à cet effet. Un autre objectif est de mettre à disposition des collaborateurs leur planning de services également sous forme numérique. »
Participant(e)s au projet :
Chez Viva Luzern, les personnes suivantes faisaient partie de l'équipe de projet :
Silvia Dissler, Tina Thaqi et Rolf Kistler.
Du côté de POLYPOINT, les personnes impliquées dans ce projet étaient :
Sandra Anderegg, Project Manager
Manuel Böttinger, Consultant
Florian Schnyder, Integration Specialists
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