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Intelligente und partizipative Dienstplanung Vol. 3: Alles schreitet zügig voran.

Gemeinsam mit der Ostschweizer Fachhochschule, der Liechtensteinischen Alters- und Krankenhilfe, den Psychiatrischen Diensten Aargau AG und dem Kantonsspital Aarau startete POLYPOINT als Umsetzungspartner vor rund einem Jahr ins von Innosuisse geförderte Projekt für die «Intelligente und partizipative Dienstplanung». Nach einer aufbauenden und konzeptionellen Phase befindet sich das Projekt nun in der Umsetzungsphase.

Die Herausforderung ist bekannt: Wer Mitarbeitende behalten, ihre Gesundheit und ihre Potenziale langfristig fördern will, sollte deren individuellen Wünsche und Präferenzen für die Dienstplanerstellung berücksichtigen. Dies scheint für Planende aufgrund Zeit oder Komplexität kaum umsetzbar. Die Erfahrung zeigt, dass Schichtmitarbeitende die Dienstpläne nach Erstellung auch häufig auf Gerechtigkeit und Güte prüfen und mit den Planenden mehrfach abgleichen möchten. Eine Garantie zur Erfüllung der Präferenzen von Mitarbeitenden scheint beinahe ein Ding der Unmöglichkeit. Und auf Dauer führt dies oft zu weniger Motivation sowie zu einem geringen Zusammenhalt zwischen den Abteilungen. Mitarbeitende verlieren längerfristig gar ihre Passion für den Beruf. 

Mitarbeitende wünschen und fordern daher vermehrt Mitsprache und Fairness. Was aber ist fair? Und was unfair? Die Ansichten sind individuell. Die Befragung im letzten Herbst ergab daher viele unterschiedliche Rückmeldungen. Eine aufschlussreiche Aufstellung aller Rückmeldungen finden Sie hier.

Planende wiederum setzen alles daran, ihren Abteilungsbedarf optimal zu decken. Dabei sollen weiterhin alle Regelwerke und aktuellen Gesetze des Gesundheitswesens berücksichtigt werden, andererseits wollen auch Anstellungsbedingungen und individuelle Vereinbarungen zwischen Mitarbeitenden und Leitung beachtet sein. Demzufolge ist es das oberste Ziel, Dienstpläne für die Mitarbeitenden attraktiver zu gestalten. Um den menschlichen wie auch den unternehmerischen Bedürfnissen gerecht zu werden. Und die Planenden zu entlasten und der Gesundheit von Health Professionals Rechnung zu tragen.

Im Rahmen des Projekts «Intelligente und partizipative Dienstplanung» entwickelt POLYPOINT den intern liebevoll getauften «Magic Button». Dieser sammelt alle relevanten Daten aus den POLYPOINT Solutions und berechnet dann mithilfe von Algorithmen und mathematischen Modellen optimierte Dienstpläne. Dabei werden unter anderem der Bedarf an Mitarbeitenden, die gesetzlichen Rahmenbedingungen und die Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigt. Die Herausforderung: In kürzester Zeit soll ein Dienstplan gefunden werden, welcher sowohl die Mitarbeitenden als auch die Stationsleitung zufrieden stimmt.

Reinhard Bürgy, Solution Architect Decision Support und Operations Research bei POLYPOINT:
«Dieses sogenannte kombinatorische Optimierungsproblem ist im Prinzip schwieriger, als eine Nadel im Heuhaufen zu suchen. Meist gibt es viel mehr Lösungen (Dienstpläne) als Atome im Universum, aber nur ein kleiner Bruchteil davon ist wirklich gut.» 

 

Das Ende der Post-it-Zettel am Bildschirm?

Der angestrebte Prozess fördert die Beteiligung der Mitarbeitenden im Planungsprozess. Mitarbeitende können ihre Wünsche und Präferenzen via mobile Applikationen wie der myPOLYPOINT App von POLYPOINT Solutions oder den Lösungen von Drittanbietern direkt dem Planungssystem übermitteln. Jederzeit. Und völlig ortsunabhängig.

Auf einem intelligenten Planungsboard werden den Planenden anschliessend  alle planungsrelevanten Daten und Regulierungen der jeweiligen Mitarbeitenden angezeigt. Der Überblick ist jederzeit gegeben, und die manuellen Eingaben können frei vor oder nach der automatisierten Planung eingegeben werden und werden durch den Automatisierungsvorgang via «Magic Button» nicht überschrieben. 

Bereits hinterlegte Präferenzen von Mitarbeitenden werden dabei bei der Erstellung neuer Dienstpläne genauso berücksichtigt wie die unternehmensspezifischen Rhythmen der Dienstplanung. Denn im Gegensatz zur bisher eher subjektiven Perspektive basiert die intelligente und partizipative Planung neu auf Zahlen und Fakten.

«Mit dieser Lösung wollen wir die Planenden entlasten und ihnen so mehr Zeit verschaffen für die Aufgaben, die eine Maschine nicht erfüllen kann. Es geht um eine optimale Kombination von Mensch und Maschine.» Thomas Buerdel, CEO bei POLYPOINT AG

Und Kurt Salzgeber, Leitung Pflege und Betreuung der Liechtensteinischen Alters- und Krankenhilfe, fügt an:
«Den grössten  Nutzen sehe ich in einer Planung, die auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten basiert. Die Planenden sind somit in der Lage, eine völlig wertfreie Dienstplanung zu erstellen, die sowohl alle Bedürfnisse der verplanten Mitarbeitenden berücksichtigt als auch den Bedarf des Betriebes sichert.»

 

Das spannende Projekt «Intelligente und partizipative Dienstplanung» schreitet also zügig voran und verläuft nach Zeitplan. Aktuell stehen alle Ampeln auf Grün. Zurückzuführen ist das auch auf die partnerschaftliche und bereichernde Zusammenarbeit mit den motivierten Beteiligten von der Ostschweizer Fachhochschule, der Liechtensteinischen Alters- und Krankenhilfe, den Psychiatrischen Diensten Aargau AG und dem Kantonsspital Aarau.

Im vierten Quartal werden erstmals Pilotkunden ins Projekt miteinbezogen. Auf diese neuen Erkenntnisse sind Sie hoffentlich genauso gespannt wie wir von POLYPOINT. Wir halten Sie auf unseren Kanälen gerne darüber auf dem Laufenden. Bleiben Sie also dran. 

Haben Sie Fragen zur intelligenten und partizipativen Dienstplanung? Kontaktieren Sie uns.

Lesen Sie hier die beiden vorgängigen Artikel zu diesem spannenden und herausfordernden Projekt: Blogbeitrag vol. 01 und Blogbeitrag vol. 02